Las Entidades Cubiertas (CE), los Empleadores de Servicios Cubiertos (CSE) y las Entidades de Grupos de Médicos (PGE) deben registrarse en el DHCS para participar en los Pagos de Retención de Trabajadores COVID-19 de Hospitales y Centros de Enfermería Especializada. Una vez registrados, los CE, CSE y PGE serán aprobados para solicitar pagos de retención en nombre de los trabajadores elegibles.​​ ​

Proceso de registro​​ ​

Un enlace al formulario de registro estará disponible en la sitio web de Pago por Retención de Trabajadores COVID-19 en Hospital y Centros de Enfermería Especializada el 21de octubre de 2022. Aunque la fecha límite para completar el formulario de registro es el 23de diciembre, 2022se anima a los CES, CSE y PGEs a completar el formulario de inscripción poco después de que esté disponible para minimizar retrasos en la aprobación del registro.​​ ​

Después de la presentación de la inscripción, los CE, CSE y PGE recibirán un correo electrónico del DHCS confirmando que su registro ha sido aceptado o que se requiere información adicional.​​ ​

Se requiere la siguiente información en el formulario de registro:​​ ​

CEs:​​ ​

• Nombre del contacto (nombre y apellido)​​ ​
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto​​ ​
• Número de licencia de la instalación (número de 9 dígitos asignado por el CDPH)​​ ​
• Nombre de la instalación/nombre comercial y dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación)​​ ​
• Tipo de instalación​​ ​
• Tipo de entidad de registro de datos del beneficiario (por ejemplo, corporación, sociedad, propietario único)​​ ​
• Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)​​ ​
• Nombre(s) de los CSE y PGEs contratados que prestan servicios in situ​​ ​
• Número de identificación nacional de proveedor (NPI)​​ ​
• Número de Identificación del Contribuyente (TIN) o Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN)​​ ​

CSEs:​​ ​

• Nombre (nombre y apellido) o razón social/razón social asociada con el TIN/FEIN​​ ​
• Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)​​ ​
• TIN o FEIN​​ ​
• Tipo de entidad de registro de datos del beneficiario (por ejemplo, corporación, sociedad, propietario único)​​ ​
• Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)​​ ​
• Nombre del contacto (nombre y apellido)​​ ​
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto​​ ​
• Instalaciones atendidas que califican (CE contratados para proporcionar servicios en el lugar).​​ ​
• Tipo(s) de servicio(s) prestado(s) in situ​​ ​
• Carga digital de las partes relevantes del acuerdo contractual con los CE, incluido el alcance del trabajo y la página de firma​​ ​

PGEs:​​ ​

• Nombre del médico (nombre y apellido) o nombre comercial/legal asociado con el TIN​​ ​
• Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)​​ ​
• NPI​​ ​
• Número de licencia médica (si es individual)​​ ​
• TIN o FEIN​​ ​
• Tipo de entidad de registro de datos del beneficiario (por ejemplo, corporación, sociedad, propietario único)​​ ​
• Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)​​ ​
• Nombre del contacto (nombre y apellido)​​ ​
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto​​ ​
• Nombre(s) de las instalaciones calificadas donde se prestan los servicios​​ ​

El formulario de inscripción irá acompañado de instrucciones detalladas para su cumplimentación.​​ ​

Proceso de solicitud​​ ​

El 29de noviembre de 2022, todos los CES, CSE y PGEs registrados recibirán un enlace a la solicitud para enviar la información de los trabajadores. Todas las solicitudes de pago deben presentar a más tardar a las 17:00 horas (PST) del 6de enero de 2023. El DHCS recomienda presentar las solicitudes con anticipación para que todas puedan ser validadas antes de la fecha límite. El DHCS prevé realizar pagos a las CE, CSE y PGE en marzo de 2023.​​ ​

Para agilizar el proceso de presentación, se anima a los CE y CSEs a comenzar a recopilar la siguiente información para cada trabajador elegible:​​ ​

• Nombre​​ ​
• Fecha de nacimiento​​ ​
• Importe pagado/por pagar en concepto de bonificación entre el 1de diciembre de 2021y el 31de diciembre de 2022​​ ​
• Los últimos cuatro dígitos, ya sea el número de Seguridad Social del trabajador emitido por la Administración de la Seguridad Social o el Número de Identificación de Contribuyente Individual emitido por el IRS​​ ​
• Horas que el empleado trabajó o habría trabajado si estuviera en licencia aprobada o participando en una disputa laboral/acción laboral durante el período de trabajo calificado ( 30de julio de 2022hasta el 28de octubre de 2022)​​ ​
• Dirección postal actual​​ ​
• Base horaria (tiempo parcial/tiempo completo)​​ ​

Para agilizar el proceso de presentación de solicitudes, se anima a los PGE a comenzar a recopilar la siguiente información para cada médico elegible:​​ ​

• Nombre (nombre y apellido)​​ ​
• Fecha de nacimiento​​ ​
• NPI​​ ​
• Número de licencia médica​​ ​
• Los últimos cuatro dígitos del número de Seguridad Social del médico emitido por la Administración de la Seguridad Social o del Número de Identificación de Contribuyente Individual emitido por el IRS​​ ​

En las próximas semanas se proporcionará orientación adicional sobre los procesos de registro y solicitud.​​ ​