Preguntas frecuentes
A continuación se muestran las preguntas frecuentes que los usuarios han enviado al Programa de Gestión de Casos Específicos (TCM) relacionadas con encuentros, facturas, inicios de sesión y descargas dentro del Sistema TCM. Utilice los enlaces a continuación para seleccionar el tema de su elección, o desplácese hacia abajo para revisar todos los elementos.
ENCUENTROS FACTURAS Iniciar sesión DESCARGA DEL SISTEMA TCM
ENCUENTROS
Pregunta 1: Ingresé mis encuentros para el año fiscal en curso, pero recibí un mensaje que dice que necesito un Acuerdo de Participación del Proveedor.
Respuesta 1: El mensaje se recibió porque el Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) no tiene una copia del Acuerdo de Participación del Proveedor.
Pregunta 2: Ingresé a mis encuentros y algunos de los encuentros tienen un estado de "EXPD".
Respuesta 2: Se recibió un estado "EXPD" (Caducado) porque el encuentro se ingresó en el sistema TCM después de la fecha límite de 12 meses para facturar el servicio.
FACTURAS
Pregunta 1: Hemos recibido el pago de nuestras facturas del 1º y 2º trimestre. ¿Cómo indico en el Sistema TCM que estas facturas han sido pagadas?
Respuesta 1:
Para introducir el recibo de pago en el Sistema TCM para una factura(s):
- En el menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla:
- Haga clic en "Factura".
- Haga clic en "Buscar" para encontrar el número de factura.
- O bien introduce el número de factura o, si no tiene el número de factura, puede consultar la lista completa de números de factura por año fiscal y hacer clic en el número de factura concreto que se pagó con la orden estatal recibida.
- Ingrese los números de factura que se pagaron con el cheque que se recibió de DHCS.
- La(s) factura(s) debe(n) tener un estado "APPR" (Aprobado), ya que la factura no está técnicamente pagada en el Sistema.
- Una vez abierta la factura, busque la casilla en blanco Fecha de pago. Luego, en el lado izquierdo de la información de la factura.
- Introduzca la fecha en el warrant como fecha de pago en el sistema TCM.
- A continuación, haga clic en el botón "PAGADO" en la parte inferior de la página.
- El estado de la factura cambiará de "APPR" a "PAGADO".
- Esto ayudará a realizar un seguimiento de los pagos recibidos y las facturas pagadas.
Question 2: I created an invoice and discovered more encounters that need to be included (on the same invoice). How do I invoice for these encounters?
Respuesta 2:
- La factura actual se puede eliminar cancelándola y creando una nueva factura para incluir los encuentros adicionales. (Esta opción solo está disponible si la factura no tiene el estado "Enviar" en el Sistema TCM).
- Si ha enviado la factura, cree una nueva factura con los encuentros adicionales y haga clic en "Enviar" ambas facturas al DHCS.
Pregunta 3: Cuando creé una factura para la población objetivo 14, noté que había un encuentro para la población objetivo 17 en ella. ¿Cómo corrijo esto?
Respuesta 3: Mientras la factura aún esté en el modo "Crear", puede "Cancelar" la factura, corregir el encuentro y crear una nueva factura. Sin embargo, si la factura ya se ha enviado, la factura debe ser anulada, lo que puede ser completado por su analista de TCM. Una vez que se ha anulado la factura, los encuentros se pueden volver a facturar con las poblaciones de destino correctas en las facturas correctas.
Question 4: How do I indicate that the Newborn visits are valid in the TCM System?
Answer 4: According to Policy and Procedures Letter (PPL) 98-017 and PPL 10-003, all Local Governmental Agencies (LGAs) are directed in accordance with California Code of Regulations (CCR), Section 50733 (c), that a mother’s Medi-Cal card shall be authorization for services for her newborn child during the month of birth and the month following the month of birth. However, subsequent to the grace period, TCM services provided to the infant must be claimed using the infant’s own Medi-Cal Benefits Identification Card (BIC) number and the infant’s date of birth.
Un cliente bebé se considera un recién nacido solo desde el momento del nacimiento hasta el final del mes siguiente al mes de nacimiento, lo que se conoce como el rango de fechas del recién nacido. Los encuentros con una fecha de nacimiento de un recién nacido y con una fecha de servicio más allá del rango de fechas del recién nacido tendrán un estado de "EXPD" (caducado) en el sistema TCM.
Para actualizar el estado del encuentro del bebé de "EXPD" a "CLAM" (Reclamable), se debe editar el encuentro. Para editar el encuentro del bebé, use el BIC de Medi-Cal del bebé. Introduzca la siguiente información en el sistema TCM:
- La fecha de nacimiento del bebé
- El número BIC de Medi-Cal del bebé
- El campo de fecha de nacimiento del recién nacido (fecha de nacimiento) debe dejar en blanco. (No hacerlo hará que el Sistema modifique el estado del encuentro a "EXPD" (Caducado) cuando la fecha de servicio sea posterior al Rango de Fechas Recién Nacido)
Note: In the event of a delay in the issuance of the infant’s Medi-Cal BIC Number, LGAs are advised to withhold claims until the Medi-Cal BIC Number is issued. In instances where TCM case file documentation and subsequent payment records indicate duplicate claims have occurred, the LGA may be subject to an audit and/or recoupment of payments made to the LGA.
Pregunta 5: Tras revisar todas las facturas en el Sistema TCM, no pude encontrar ningún registro de ninguno de los encuentros denegados adjuntos a ninguna factura. ¿El sistema mantiene el encuentro de denegación en la factura con una razón correspondiente de denegación?
Respuesta 5: El ID del encuentro se restablece para encuentros denegados y no hace referencia a la factura de la que fue denegado. Para encontrar un encuentro denegado en el sistema, ve a Búsqueda de encuentros, selecciona "Estado del encuentro" en el menú desplegable y selecciona "Denegado". Para acotar la búsqueda, selecciona la población objetivo si se conoce o rellena cualquier campo adicional conocido que te ayude en tu búsqueda. Otra opción es descargar los encuentros en una hoja de cálculo para ordenar el estado.
Question 6: Why does an encounter show a status of “NELG”?
Respuesta 6: El estado de Encuentro "NELG" (No Elegible) ocurre porque:
- T la fecha de nacimiento (DOB) no coincide con el ID del cliente: Este encuentro puede corregir corrigiendo la fecha de nacimiento correspondiente en la página de información del encuentro. Haz clic en el botón "Modificar" e introduce la información correspondiente. Haz clic en el botón "Almacenar y procesar" y el estado cambiará en consecuencia.
- T el cliente no es elegible en el Sistema de Datos de Elegibilidad Médica (MEDS) para la fecha de servicio: El sistema procesará automáticamente este encuentro una vez que MEDS determine su elegibilidad. Realiza periódicamente una "Creación de Factura" para cubrir aquellos encuentros que se vuelven reclamables. Esto debe crear dentro del periodo de 12 meses, de lo contrario este encuentro expirará. El Sistema no crea la factura automáticamente.
- El cliente tiene una cuota de coste no satisfecha: Notifique al programa correspondiente respecto a los clientes con cuota de costes, para que puedan facturar a la parte adecuada para que pague.
Iniciar sesión
Pregunta 1: No puedo iniciar sesión en el sistema TCM y recibí un mensaje de error 500. ¿Qué hago?
Respuesta 1: Envíe un correo electrónico a la casilla de correo electrónico de TCM en DHCS-TCM@DHCS.ca.gov, con respecto a este tema. Los analistas de la unidad TCM trabajarán con usted para obtener acceso al sistema TCM.
Pregunta 2: ¿Cómo obtengo un nombre de usuario y una contraseña para mi nuevo personal?
Respuesta 2: Completa y envía por correo un formulario de ID de usuario del sistema TCM firmado (tinta azul) a tu analista TCM. El Analista de MTC enviará un email al nuevo miembro del equipo y le proporcionará su nombre de usuario y contraseña.
DESCARGA DEL SISTEMA TCM
Pregunta 1: ¿Por qué mi descarga se guarda como un tipo de archivo HTML en lugar de los datos de encuentro que solicité?
Respuesta 1:
Este es un problema conocido que puede ocurrir en los siguientes navegadores Microsoft Internet Explorer:
- Microsoft Internet Explorer versión 5.5 Service Pack 1, para Windows 2000
- Microsoft Internet Explorer versión 5.5 Service Pack 1, para Windows 98 Segunda Edición
- Microsoft Internet Explorer versión 5.5 Service Pack 1, para Windows NT 4.0
Para resolver este problema, obtenga el último Service Pack para Internet Explorer versión 5.5.
Soluciones adicionales:
1. When you receive the File Download dialog box, choose the option “Open this file from its current location”.
2. Click “OK” (this may need to be done multiple times) until the “download.zip” file opens.
3. Click “Save As” on the File menu after the document opens to save the document to your computer.