Las Entidades Cubiertas (CE), los Empleadores de Servicios Cubiertos (CSE) y las Entidades de Grupos de Médicos (PGE) deben registrarse en el Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS) para participar en los Pagos de Retención de Trabajadores (WRP) por COVID-19 para hospitales y centros de enfermería especializada. Una vez registrados, los CE, CSE y PGE serán aprobados para solicitar pagos de retención en nombre de los trabajadores elegibles.

Orientación general:

• Las inscripciones se abren el 21de octubre de 2022y cierran el 23de diciembre de 2022. Se recomienda a los CE, CSE y PGE que completen el registro con anticipación para evitar demoras en la aprobación.
• El 21 de octubre estará disponible un enlace al formulario de inscripción en la página web de Pagos de Retención de Trabajadores por COVID-19 de Hospitales y Centros de Enfermería Especializada .
• Todas las entidades deben completar y presentar un Formulario STD 204, Registro de Datos del Beneficiario en el momento de la inscripción, incluso si ya hay uno archivado en el Estado de California.
• Si forma parte de una red, sistema de salud o grupo médico grande, puede registrarse utilizando la información de su centro/organización más grande (con el mayor número de trabajadores) y registrarse una vez.
• Se les pedirá a los Empleadores de Servicios Cubiertos (consulte la definición a continuación) que carguen copias electrónicas de su(s) Acuerdo(s) de Contrato de Servicio firmados con las Entidades Cubiertas/Instalaciones Calificadas, ya sea en formato Word (doc, docx) o PDF. El sistema acepta un archivo combinado con un tamaño máximo de archivo de 16 MB.

• Con la excepción de los médicos independientes, los trabajadores no deben presentar la solicitud directamente.  Los centros, empleadores y grupos de médicos calificados son responsables de solicitar pagos de retención para sus trabajadores y médicos calificados.

• Dependiendo del tipo de entidad, hay aproximadamente 15 elementos que deben completarse en el formulario de registro. Consulte el Apéndice para obtener la información requerida.

• El tiempo aproximado de finalización es de 15 minutos. 

• Dentro de los 10 días laborables posteriores al registro, si los CES, CSE, PGEs y Médicos Independientes registrados con éxito recibirás un email de confirmación con un enlace a la solicitud. Si no recibe el email de confirmación y/o un enlace a la solicitud dentro de este plazo, envíe un email a DHCS a la siguiente dirección: wrp@dhcs.ca.gov e incluyen "Enlace de solicitud faltante" en el asunto.
  

Cosas que debe saber antes de comenzar:

• Mantenga su navegador abierto hasta que haya completado el registro. Cerrar su navegador antes de completar requerirá que inicie el registro desde el principio.

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• Para comenzar el proceso de registro, deberá aceptar las siguientes Declaraciones de Divulgación y Privacidad antes de proceder:

  • "Divulgación de información personal. Para validar la identidad y la cualificación para participar en el WRP, puede ser necesario compartir la información que proporciones con agencias estatales/federales autorizadas o proveedores externos. Aunque es tu decisión completar el proceso de registro y solicitud, no completar todo el proceso resultará en la imposibilidad de determinar la elegibilidad y realizar los pagos de retención correspondientes. 
    
    Aviso de privacidad, Sección 1798.17 del Código Civil: La información personal recopilada en y con este formulario es confidencial, sujeta al Aviso de Prácticas de Privacidad del Department of Health Care Services (DHCS) que puede encontrar aquí: https://www.dhcs.ca.gov/formsandpubs/laws/priv/documents/notice-of-privacy-practices-english.pdf. DHCS requiere la información para gestionar WRP. DHCS no empleará ni compartirá la información para otros fines excepto con su licencia o según lo permita la ley. Debe proporcionar toda la información aplicar en este formulario. Si no proporciona toda la información aplicar, es posible que no podamos determinar si califica para el pago. En la mayoría de los casos, la(s) persona(s) a quien(es) se refiere esta información tiene(n) derecho a acceder a ella. DHCS está autorizado a recopilar esta información de conformidad con la Sección 1492 del Código Laboral. Este aviso de privacidad es requerido por la Sección 1798.17 del Código Civil California . 
    
    Entiendo y consiento que toda la información proporcionada en el Formulario de Registro de Empleadores de WRP – Entidades Cubiertas y Servicios Cubiertos podrá compartir."

• Para completar el registro, se te pedirá que confirmes la información que introdujiste y consientas la declaración introduciendo tu nombre y apellido y tu título dentro de la organización, y luego haz clic en el botón de listo. Se proporcionará una respuesta exitosa a la presentación con instrucciones adicionales. Nota: El atestador autorizado debe ser un empresario único, socio, directivo corporativo o un representante oficial de una entidad/organización que tenga la autoridad para vincular legalmente al solicitante. 
  • “Declaro bajo pena de perjurio, conforme a las leyes del Estado de California, que la información contenida en este documento y sus anexos es veraz, exacta y completa, según mi leal saber y entender. Estoy autorizado/a para presentar esta información en nombre del/de la solicitante. Entiendo que al escribir mi nombre y apellido en el recuadro a continuación, firmo electrónicamente.”

• Después de la presentación de la inscripción, los CE, CSE y PGE recibirán un correo electrónico del DHCS confirmando que su registro ha sido aceptado o que se requiere información adicional.

Seleccionando el tipo de entidad:

La información requerida en el formulario de registro se basa en el tipo de entidad. Asegúrese de seleccionar el tipo de entidad que mejor refleje su organización. Si tiene más de un tipo de entidad descrito a continuación con el mismo nombre, número de identificación fiscal (TIN) o número de identificación de empleador federal (FEIN), seleccione el tipo de entidad con el grupo más grande de empleados.

• Qualifying Facility – A health facility that is not a state facility and is a facility described in Labor Code section 1491(k)(1)-(7).

• Physician Entity – Independent Physician or Physician Group. Any legal entity that contracts with a qualifying facility to provide physician services, including, but not limited to, professional medical corporations and individual physicians/sole proprietorships.

• Empleador de Servicios Cubiertos – Cualquier persona o entidad que emplee directamente o ejerza control sobre los salarios, horas o condiciones laborales de cualquier persona; y proporciona servicios in situ, como personal administrativo, dietético, ambiental, de lavandería, seguridad, ingeniería, gestión de instalaciones, administrativo o facturación mediante un contrato con la instalación que cumple los requisitos donde la persona o entidad es el empleador registrado.

Definiciones:

If your Entity Type is “Qualifying Facility”

Se le pedirá que seleccione uno de los siguientes tipos de instalaciones:

Tipo de instalación	Significado
Hospital Psiquiátrico de Agudos	Según se define en la sección 1250(b) del Código de Salud y Seguridad.
Hospital General de Cuidados Intensivos	Según se define en la sección 1250(a) del Código de Salud y Seguridad.
Centro de Enfermería Especializada	Según se define en la sección 1250(c) del Código de Salud y Seguridad.
Otra Clínica de Salud	Afiliado, propiedad o controlado por una persona o entidad que posee u opera un hospital de cuidados agudos como se define anteriormente, y operado por una corporación sin fines de lucro que realiza investigaciones médicas y brinda atención médica a pacientes a través de un grupo de 40 o más médicos y cirujanos, que son contratistas independientes que representan no menos de 10 especialidades certificadas por la junta, y no menos de dos tercios de los cuales ejercen a tiempo completo en la clínica, según lo establecido en la sección 1206(l) del Código de Salud y Seguridad.

Otras definiciones

término	Definición
Persona de contacto (se utiliza para el nombre de contacto, la dirección de correo electrónico de contacto y el número de teléfono de contacto)	La persona de contacto debe ser aquella con la que DHCS pueda comunicar, si fuera necesario, en relación con su formulario de inscripción. La dirección de email se empleará para toda la correspondencia del DHCS relativa al estado de su registro y los próximos pasos, incluida la solicitud.
NPI	Identificador Nacional de Proveedor: un número de identificación único de 10 dígitos emitido a los proveedores de atención médica en los Estados Unidos por los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS).
Número de licencia de la instalación	El número de 9 dígitos asignado por el Departamento de Salud Pública de California (CDPH).
Número de Licencia Médica de California	El número de identificación asociado con la licencia ocupacional que permite a una persona practicar legalmente la medicina según lo emitido por la Junta Médica de California.
Número de licencia comercial	El número de identificación asociado con la licencia que le permite realizar negocios.
ESTAÑO/FEIN	Número de Identificación Fiscal o Número de Identificación Federal del Empleador: un número de identificación federal que aparece en su formulario W-9.
Tipo de entidad beneficiaria (según lo define el Departamento de Finanzas del Estado de California)	Propietario Único/Individuo: Individuo o Propietario Único o Otorgante (Vida Revocable) Fideicomiso sin respeto a fines fiscales federales. LLC de un solo miembro – propiedad de un individuo: Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) propiedad de un individuo y que se ignora para fines fiscales federales. Asociaciones: Sociedades o Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLP) y LLC tratadas como una Sociedad. Patrimonio o fideicomiso: Herencia o fideicomiso (excepto el fideicomiso otorgante ignorado). Corporación – Médico: Corporación que sea de naturaleza médica (por ejemplo, servicios médicos y sanitarios, atención médica, cuidado de guardería, odontología, etc.) o LLC que debe ser gravada como una sociedad anónima y que es de naturaleza médica. Corporación – Legal: Corporación que sea de naturaleza legal (por ejemplo, servicios de abogados, árbitros, notarios públicos relacionados con asuntos legales o relacionados con la ley, etc.), o LLC que debe ser gravada como una corporación y que es de naturaleza legal. Corporación – Exenta: Las corporaciones que califican para un estatus de Exención incluían 501(c) 3 y corporaciones nacionales sin ánimo de lucro. Corporación – Todos los demás: Corporación que no cumple con los requisitos de ninguno de los otros tipos de corporaciones mencionados anteriormente, o LLC que va a ser gravada como corporación y que no cumple con ninguno de los otros tipos de corporaciones mencionados anteriormente.
Estado de residencia del beneficiario	Residente de California: Calificado para hacer negocios en California o mantiene un lugar permanente de negocios en California. No residente de California: Se considera que una persona no es residente si su lugar de negocios permanente se encuentra fuera de California. Los pagos a no residentes por servicios pueden estar sujetos a retenciones estatales en el impuesto sobre la renta.

Para obtener más información, visite la página web de Pagos de retención de trabajadores por COVID-19 para hospitales y centros de enfermería especializada y revise las Preguntas frecuentes (FAQ) y el Glosario de términos.

Apéndice: Información requerida

La siguiente información es obligatoria en el formulario de registro.

Para Entidades Cubiertas (Facilidades Calificadas):

• Tipo de instalación
• Nombre de la instalación o nombre comercial/legal asociado con el Número de Identificación del Contribuyente (TIN)/Número de Identificación del Empleador Federal (FEIN) (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)*
• Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)*
• Número de licencia de la instalación (número de 9 dígitos asignado por el CDPH)*
• TIN o FEIN
• Tipo de entidad beneficiario
• Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)
• Nombre del contacto (nombre y apellido)
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto
• Número estimado de personal calificado
• Número de Identificación Nacional de Proveedor (NPI)
• Nombre(s) de los empleadores de servicios cubiertos contratados que brindan servicios en el sitio
• Nombre(s) de las entidades médicas afiliadas que brindan servicios en el lugar
• Formulario STD 204 (Registro de datos del beneficiario) completado
• Nombre y Título del Attester

* Estos campos se completarán automáticamente con información preestablecida en el menú desplegable. Para introducir información manualmente, seleccione la primera opción del menú desplegable.

Para empleadores de servicios cubiertos:

• Nombre (nombre y apellido) o nombre comercial/legal asociado con el TIN/FEIN (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
• Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
• TIN o FEIN
• Tipo de entidad beneficiario
• Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)
• Nombre del contacto (nombre y apellido)
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto
• Número estimado de personal calificado
• Nombre(s) de los establecimientos calificados que reciben servicios en el lugar (centros médicos con los que tiene contrato y que cumplen con los requisitos citados en las preguntas frecuentes) y tipos de servicios prestados en las ubicaciones en el lugar
• Carga digital de las partes relevantes del acuerdo contractual con las Entidades Cubiertas, incluido el alcance del trabajo y la página de firma
• Formulario STD 204 (Registro de datos del beneficiario) completado
• Nombre y cargo del certificador

Para Entidades del Grupo de Médicos (o Médicos Independientes):

• Nombre del médico (nombre y apellido) o nombre comercial/legal asociado con el TIN/FEIN (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
• Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
• TIN o FEIN
• Tipo de entidad beneficiario
• Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)
• Nombre del contacto (nombre y apellido)
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto
• Número estimado de personal calificado
• Número NPI
• Número de licencia médica/médico (número de licencia para realizar negocios en California, si es individual)
• Nombre(s) de las instalaciones calificadas donde se prestan los servicios
• Formulario STD 204 (Registro de datos del beneficiario) completado
• Nombre y cargo del certificador