Preguntas Frecuentes (FAQs) para el Reembolso del Título XIX de Medi-Cal​​ 

El Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) creó estas preguntas frecuentes para proporcionar orientación y aclaraciones adicionales a los socios locales con respecto al reembolso del Título XIX. DHCS actualizará esta página web según sea necesario para responder a preguntas adicionales.​​ 

Información general​​ 

1. ¿Qué es el Título XIX?​​ 

Section 432 of Title 42 of the Code of Federal Regulations (42 CFR 432) requires Title XIX to be established as a Medicaid program. These regulations define training and describe rates of Federal Financial Participation (FFP) for Medicaid staffing and training costs, among other requirements. DHCS is the Single State Agency responsible for the management of the state’s Medicaid (Medi-Cal) program and compliance with all federal statutes and regulations, including those relating to Title XIX reimbursement.​​ 

Since Medi-Cal is a federal “reimbursement” program, local partners that provide Medi-Cal services to Medi-Cal members and who meet Medi-Cal program requirements and claim qualified expenditures associated with the administration and provision of services for Medi-Cal members may be eligible to receive reimbursement from the federal government for a portion of the expenditures. The reimbursement local partners receive for their Medi-Cal program expenditures is primarily through Title XIX FFP.​​ 

2. What programs are covered under the contract between DHCS and CDPH that are eligible for Title XIX funding?​​ 

Los programas de MCAH elegibles para recibir fondos del Título XIX incluyen el Programa de Vida Familiar para Adolescentes (AFLP), el Programa de Salud Infantil Negra (BIH), el Programa de Servicios Perinatales Integrales (CPSP), el Programa de Información y Educación (I&E), la Iniciativa de Equidad Perinatal (PEI) y el Programa de Visitas Domiciliarias de California (CHVP).​​ 

3. ¿Qué diferentes tasas de reembolso del Título XIX están disponibles?​​ 

Las regulaciones federales de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS, por sus siglas en inglés) permiten la igualación de actividades administrativas que son reembolsables a una tasa no mejorada (50/50) para la mayoría de los gastos necesarios para la administración adecuada y eficiente del programa Medi-Cal.​​ 

Social Security Act (SSA) Section 1903(a)(2) specifically indicates federal matching at 75 percent is attributable to the compensation and/or training of skilled professional medical personnel (SPMP) and staff directly supporting such personnel of the State agency or any other public agency. This is demonstrated by possession of a medical license, certificate, or other document issued by a recognized National or State medical licensure or certifying organization or a degree in a medical field issued by a college or university certified by a professional medical organization. As defined in federal regulations, “professional education and training” means the completion of a 2-year or longer program leading to an academic degree or certificate in a medically related profession.​​ 

4. ¿Qué sucede si una certificación o licencia para una clasificación en particular (por ejemplo, Enfermera Vocacional Licenciada (LVN), etc.) requiere menos de un programa de 2 años?​​   

42 CFR 432.50(d)(1)(ii) states, in pertinent part: “’professional education and training’ means the completion of a 2-year or longer program leading to an academic degree or certificate in a medically related profession.” (emphasis added). Accordingly, and absent express CMS approval otherwise, the program leading to the degree or certificate must itself be 2 years or longer and post-degree or certificate experience, such as on-the-job training, would not qualify toward the 2-year requirement.​​  

5. ¿Cuáles son los requisitos de acciones no federales?​​ 

Los socios locales deben proporcionar fondos no federales que califiquen (es decir, fondos locales del condado/ciudad/estado) para calificar para el reembolso equivalente del Título XIX.​​ 

6.​​   Do Local Health Jurisdictions (LHJ) have to document the client’s status as a Medi-Cal member to claim Title XIX Reimbursement?​​ 

LHJs must document a client’s status to substantiate the member is enrolled in Medi-Cal at the time the service was provided[GA1] . LHJs also need to document when a client has presumptive eligibility.​​ 

Requisitos y análisis de SPMP​​ 

7. ¿Cuáles son las reglas sobre el uso de SPMP?​​ 

Las actividades realizadas por el SPMP deben requerir el uso de su conocimiento médico profesional, capacitación y/o experiencia. Un socio local debe tener un Formulario de Información de la Agencia firmado y una Declaración TXIX SPMP con el Estado para verificar que se cumplan los requisitos. La clasificación SPMP incluye a los profesionales médicos descritos en el Título 42, CFR Secciones 432.2 y 432.50, y en el documento de clasificaciones SPMP.​​ 

8. What does an “employer-employee” relationship mean for purposes of Title XIX claiming?​​ 

De conformidad con 42 CFR 432.2, los SPMP son empleados de agencias públicas, como médicos, dentistas, enfermeras y otro personal especializado, que tienen educación y capacitación profesional en el campo de la atención médica o la práctica médica adecuada. Por ejemplo, el DHCS emplea directamente a SPMP, como médicos y enfermeras, que brindan orientación sobre políticas médicas y el DHCS afirma que el 75% de FFP por su trabajo en el programa Medi-Cal. Además de emplear directamente a los SPMP, el DHCS también mantiene varios acuerdos interinstitucionales (IA) con otras entidades estatales, incluido el Departamento de Salud Pública de California (CDPH), para permitir que el CDPH reclame fondos mejorados del Título XIX para parte de su personal del SPMP, así como para permitir que las agencias públicas locales que tienen acuerdos contractuales específicos con el CDPH hagan lo mismo.​​ 

Las agencias públicas locales que mantienen acuerdos contractuales con el Departamento de Salud Pública de California (CDPH, por sus siglas en inglés) deben proporcionar garantías explícitas al CDPH con respecto al establecimiento y mantenimiento de una relación clara entre empleador y empleado, como se describe en el proceso de Solicitud de Financiamiento del Acuerdo (AFA, por sus siglas en inglés). Esta relación es esencial para cumplir con los requisitos del Acuerdo Interinstitucional (IA) entre el CDPH y el Departamento de Servicios de Atención Médica de California (DHCS). Bajo la IA, el DHCS reembolsa al CDPH por los gastos del programa de Salud Materna, Infantil y Adolescente (MCAH, por sus siglas en inglés) que beneficia a los miembros de Medi-Cal a nivel local, y el CDPH, a su vez, reembolsa a las agencias públicas locales.​​ 

La seguridad de una relación empleador-empleado se demuestra a través de dos documentos que deben incluirse en la presentación de la AFA:​​ 

• Detailed Duty Statement:
  Each employee funded under the IA must have a comprehensive duty statement that specifies their roles, responsibilities, and the scope of work they will perform in the context of the MCAH program. The duty statement ensures clarity about the employee’s alignment with program objectives and compliance with both state and federal requirements. It should include:​​ 

• Cargo y clasificación.​​ 
• Descripción de las tareas y responsabilidades relacionadas con los servicios de Medi-Cal.​​ 
• Asignación de tiempo a las actividades de Medi-Cal y otras funciones, según corresponda.​​ 
• Relaciones de supervisión y reporte.​​ 

• Organigrama:
  Un organigrama debe acompañar a las declaraciones de deberes, proporcionando una representación visual de la estructura de informes y los mecanismos de supervisión dentro de la agencia pública local. Este gráfico demuestra:​​ 

• La ubicación de los empleados dentro de la organización.​​ 
• Relaciones de supervisión para garantizar la rendición de cuentas y la supervisión del programa.​​ 
• Integración de las funciones financiadas en el marco de la AI en la estructura organizativa más amplia.​​ 

Ultimately, the “employer-employee” relationship involves an analysis and assessment of what local partners are doing and what expenses they are claiming for both non-SPMP and SPMP staff working on MCAH programs and, as always, local partners must maintain appropriate supporting documentation of the employer-employee relationship and make it available to both CDPH/DHCS upon request in the event of a state or federal audit.​​ 

9. If a local partner has a subcontract with an organization as part of their MCAH program, can services provided by the subcontracted organization’s staff be eligible for Title XIX funding if provided to Medi-Cal members?​​ 

Sí, tanto el personal empleado directamente con socios locales (es decir, en nómina) como el personal subcontratado pueden ser elegibles para recibir fondos del Título XIX siempre que cumplan con todos los demás estatutos y regulaciones federales aplicables en torno a la reclamación del Título XIX y lo hagan de manera coherente con las políticas del DHCS y el CDPH. Tenga en cuenta que, en el caso del personal subcontratado, es muy importante que los socios locales se aseguren de que cualquier costo que se reclame para los fondos del Título XIX tenga el propósito de proporcionar a los miembros de Medi-Cal servicios cubiertos por MCAH, ayudar a conectar a los miembros de Medi-Cal con los servicios y apoyos cubiertos por MCAH y/o ayudar a incorporar a más personas al programa Medi-Cal (es decir, relacionado con la inscripción). Por último, los socios locales deben mantener la documentación de respaldo adecuada y completa de la relación empleador-empleado (es decir, asociación legal o profesional), así como todos los demás elementos requeridos y ponerla a disposición del CDPH, DHCS y/o agencias de control estatales y federales a solicitud o en el caso de una auditoría.​​ 

10. ¿Qué clasificaciones son potencialmente elegibles para el reembolso mejorado del Título XIX del SPMP (75 por ciento)?​​ 

De acuerdo con las secciones 432.2 y 432.50 del Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR, por sus siglas en inglés) y la política estatal asociada, las clasificaciones de SPMP potencialmente elegibles incluyen las siguientes:​​ 

• Médico​​ 
• Enfermera Registrada​​ 
• Enfermera Vocacional Licenciada​​ 
• Asistente Médico​​ 
• Enfermera Practicante​​ 
• Dentista​​ 
• Higienista Dental​​ 
• Asistente Dental Registrado​​ 
• Nutritionist (with a Bachelor’s degree in nutrition/dietetics and registered with the Commission of Dietetic Registration)​​ 
• Licensed Clinical Social Worker (LCSW) with medical specialization or master’s degree in social work​​ 
• Psicóloga Clínica Licenciada​​ 
• Audiólogo Licenciado​​ 
• Fisioterapeuta con licencia​​ 
• Terapeuta ocupacional con licencia​​ 
• Patólogo del habla con licencia​​ 
• Terapeuta Matrimonial y Familiar Licenciada​​ 

Consulte el documento de clasificaciones SPMP.​​ 

11. ¿La tarifa mejorada está disponible para el personal de soporte?​​ 

Yes. Under federal regulations, directly supporting staff are eligible for enhanced FFP. Under this regulation, secretarial, stenographic, and copying personnel and file and records clerks who provide clerical services that directly support the responsibilities of SPMP, who are directly supervised by the SPMP, and who are in an employer-employee relationship with Medi-Cal, as described in question #7. The relationship should be clearly identified on the Agency’s Organizational Chart.
 
12. What classifications are not eligible for enhanced SPMP Title XIX reimbursement (75 percent), and would be reimbursed at non-enhanced Title XIX reimbursement (50 percent)?​​ 

SPMP incluye solo profesionales en el campo de la atención médica. El SPMP no incluye a los profesionales de la salud no médicos, como administradores públicos, directores de presupuesto médico, analistas o gerentes superiores de programas de asistencia pública o Medicaid.
Los siguientes son ejemplos de lo que no serían clasificaciones SPMP, de acuerdo con la guía federal y la política estatal:​​ 

• Having a Master’s degree in Social Work without a LCSW license​​ 
• Having a Master’s degree in Public Health (MPH)​​ 
• Consultor en Educación para la Salud (HEC)​​ 
• Trabajadores Comunitarios de Salud (TCS)​​ 

13. ¿Cómo determino si una actividad es elegible para el reembolso mejorado del Título XIX del SPMP (75 por ciento)?​​ 

Para cualquier reclamo de SPMP mejorado del Título XIX (75/25), los socios locales del condado siempre deben participar en un análisis de dos puntas, que incluye la consideración tanto de la clasificación del puesto como de la actividad que se realiza. Con este fin, los socios locales del condado deben preguntar lo siguiente:​​ 

• Pregunta #1: ¿Se considera que el puesto es una clasificación SPMP potencialmente elegible?​​ 
  • If “yes”, then you can continue onto question #2.​​ 
    • EJ: Médico, enfermera, etc.​​  
  • If “no”, the analysis stops here, and you would claim non-enhanced (50/50) Title XIX.​​ 
    • EJ: Trabajador de Salud Comunitaria, etc.​​ 
• Question #2: Does the specific activity that is being performed require the SPMP’s professional medical knowledge, training, and/or expertise?​​ 
  • If “yes”, then you would describe that activity as well as provide and maintain appropriate supporting document for CDPH/DHCS and in the event of an audit.​​ 
    • EX: Realización de exámenes de detección de depresión materna en personas embarazadas. Esto requiere una licencia médica particular y un conjunto de habilidades.​​ 
  • If “no”, then even though the position might be potentially SPMP eligible, the activity would not be and thus you would claim non-enhanced (50/50) Title XIX.​​ 
    • EX: Si una clasificación potencialmente elegible para SPMP está realizando trabajos administrativos o de otro tipo que no requieren conocimiento, capacitación y/o experiencia en SPMP, entonces no sería elegible para reclamar el Título XIX mejorado (75/25).​​ 
      

Documentación y Estudios de Tiempo​​ 

14. ¿Qué es un estudio de tiempo?​​ 

Los estudios de tiempo son la principal fuente de documentación para la reclamación del Título XIX y se utilizan para determinar el porcentaje de tiempo del personal que se puede igualar con FFP y no se puede igualar. Para reclamar los fondos del Título XIX de Medi-Cal, el personal de los socios locales debe documentar todo el tiempo real del personal trabajado en todos los programas durante el período de estudio del tiempo.​​ 

15. Si se requiere tiempo de estudio, ¿cómo se debe hacer?​​ 

Los estudios de tiempo deben realizarse para el personal que utiliza TXIX un mes por trimestre y representan el 100 por ciento de todo el tiempo del personal. Los socios locales deben usar un formato de estudio de tiempo aprobado por el CDPH.​​ 

16. ¿Cuánto tiempo se debe conservar la documentación de un estudio de tiempo?​​ 

Los socios locales y del condado son responsables de mantener la documentación que permita a la agencia estatal contratada y al DHCS verificar y fundamentar la reclamación del Título XIX durante un mínimo de tres años fiscales.​​ 

Programas Específicos y Porcentaje Base de Medi-Cal​​ 

17. ¿Cuáles son los gastos permitidos frente a los no permitidos y/o formas de aprovechar los fondos para apoyar la Salud de la Madre, el Niño y el Adolescente (MCAH), la Iniciativa de Equidad Perinatal y Salud del Lactante Negro (BIH/PEI), el Programa de Vida Familiar para Adolescentes (AFLP) y el Programa de Visitas al Hogar de California (CHVP)?​​ 

Los gastos permitidos incluyen el porcentaje de actividades reembolsables del personal para todo el personal y los gastos operativos, incluidos los viajes y la capacitación del personal, la organización de una mesa para fomentar la participación en Medi-Cal, el desarrollo de guías de recursos comunitarios para promover los servicios de salud cubiertos de Medi-Cal, etc.​​ 

Los gastos no permitidos incluyen eventos de clientes (talleres, graduaciones, [RK2] [WK3] [RA4], etc.); visitas domiciliarias o partes de las mismas con miembros que se enfocan en servicios no cubiertos por Medi-Cal; actividades de divulgación, planificación de programas y desarrollo de políticas de programas que no son de Medi-Cal financiados por otros programas federales y estatales; y asistencia para obtener refugio, vivienda y transporte a servicios no relacionados con Medi-Cal, [RK5] [WK6] [EJ7], etc.​​ 

Para obtener información adicional sobre los gastos adicionales permitidos frente a los no permitidos, revise los apéndices de orientación del FFP del Manual Fiscal del CDPH.​​ 

18. What is the “Base Medi-Cal Percentage” and how does that apply to Title XIX for MCAH, BIH/PEI, AFLP, and CHVP?​​ 

El porcentaje base de Medi-Cal es el porcentaje de personas dentro del rango de edad del programa que están inscritas en Medi-Cal en comparación con los no miembros de Medi-Cal dentro de un LHJ. El porcentaje es calculado cada dos años por la División MCAH y debe ser aprobado por CMS. No se puede cambiar ni sustituir.  Si una unidad de reclamación no puede determinar el conteo real de clientes, debe usar el porcentaje base de Medi-Cal.​​ 

The “Base Medi-Cal Percentage” applies to Title XIX for MCAH, BIH/PEI, AFLP, and CHVP through time study summaries that use the “Medi-Cal Percentage” to determine percentage of services provided to Medi-Cal members that is eligible for FFP. These summaries are a synopsis of all activities and time spent for all programs for staff persons identified on the MCAH program budget. The summaries determine the percentage of personnel match for operating expenses, amount of MCAH claimable activities, and the amount of Title XIX reimbursable activities based on the “Base Medi-Cal Percentage.”​​ 

19. ¿Puede un miembro del personal reclamar porcentajes de Medi-Cal que sean más altos que el porcentaje base de Medi-Cal?​​ 

Los miembros del personal deben calcular el porcentaje de Medi-Cal en función del recuento real de clientes para cada código de facturación siempre que sea posible. Cuando eso no es posible, un miembro del personal puede usar el porcentaje base de Medi-Cal, como se describe anteriormente, que puede variar para códigos de facturación individuales.​​ 

Para usar varios porcentajes de Medi-Cal para el mismo miembro del personal, la Agencia debe:​​ 

• Presentar con el (AFA), a través de la hoja de trabajo de justificación de la plantilla de presupuesto (I), la(s) fuente(s) de datos y la metodología utilizada para los cálculos.​​ 
• Verifique cada año fiscal que no haya cambios en los datos ni cambios en la carga de trabajo. Si hay cambios, se debe presentar una metodología actualizada para el miembro del personal que busca un porcentaje diferente de Medi-Cal para su revisión y aprobación cada año fiscal.​​ 
• Mantener la metodología, los recuentos de clientes, la documentación secundaria y cualquier otra documentación que lo corrobore con fines de auditoría.​​ 

20. ¿Cómo se deben codificar las actividades del Título XIX para MCAH, BIH/PEI, AFLP y CHVP?​​ 

Todas las actividades reembolsables del Título XIX se identifican mediante su código de función FFP apropiado para cada actividad etiquetada como #1 a #12.​​ 

Información de contacto​​ 

21. Si tengo preguntas adicionales sobre cómo reclamar el Título XIX, ¿dónde puedo obtener más información?​​ 

If you have additional questions about Title XIX claiming, DHCS has created a “Title XIX claiming toolkit,” which is hosted on DHCS’ new Title XIX claiming website.​​ 

22. Si tengo preguntas adicionales sobre la reclamación del Título XIX, ¿a quién puedo comunicarme?​​ 

Si tiene preguntas adicionales sobre el reclamo y el reembolso del Título XIX, envíe un correo electrónico a DHCS a Title19ClaimingBD@dhcs.ca.gov.​​ 

Glosario de Acrónimos Comunes​​ 

AFLP​​	Programa de Vida Familiar para Adolescentes​​
AFA​​	Solicitud de Financiamiento del Acuerdo​​
A&I​​	Auditorías e investigaciones​​
Bosnia y Herzegovina​​	Salud de los Bebés Negros​​
TAXI​​	Junta Asesora de la Comunidad​​
CAP​​	Plan de Acción Correctiva​​
GATO​​	Equipo de Acción Comunitaria​​
CCR​​	Código de Regulaciones de California​​
CCS​​	California Children’s Service​​
CDC​​	Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades​​
CDPH (en inglés)​​	Departamento de Salud Pública de California​​
CHDP (coeficiente de cogeneración)​​	Salud de California y Prevención de Discapacidades​​
CHVP​​	Programa de Visitas Domiciliarias de California​​
CMS​​	Children’s Medical Services​​
CPSP (en inglés)​​	Programa Integral de Servicios Perinatales​​
Tubo de rayos catódicos​​	Equipo de revisión de casos​​
Departamento de Seguridad Nacional (DHS,​​	Departamento de Servicios de Salud​​
DHCS​​	Departamento de Servicios de Salud​​
EC​​	Comité Ejecutivo​​
EHR​​	Historia Clínica Electrónica​​
FFP​​	Participación Financiera Federal​​
FTE​​	Equivalente a tiempo completo​​
HIPAA​​	Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico​​
HRSA (en inglés)​​	Administración de Recursos y Servicios de Salud​​
LHJ​​	Jurisdicción Sanitaria Local​​
MCAH​​	Salud Materno-Infantil y Adolescente​​
MCH​​	Salud Materno-Infantil​​
MCHB​​	Oficina de Salud Materno-Infantil​​
FI​​	Información de Salud Pública​​
PHN (en inglés)​​	Enfermera de Salud Pública​​
PEI​​	Iniciativa de Equidad Perinatal​​
PSC​​	Coordinación de Servicios Perinatales​​
QA/QI​​	Aseguramiento de la calidad/Mejora de la calidad​​
RN​​	Enfermera Registrada​​
SEMBRAR​​	Alcance del trabajo​​
SCHIP​​	State Children’s Health Insurance Program​​
SPMP (en inglés)​​	Personal Médico Profesional Calificado​​
SIDS​​	Síndrome de muerte súbita del lactante​​
SUID​​	Muerte súbita e inesperada del lactante​​
W&I​​	Bienestar e Instituciones (código)​​
WIC (en inglés)​​	Mujeres, Infantes y Niños​​