Nasa ibaba ang mga madalas itanong na isinumite ng mga user sa Programang Targeted Case Management (TCM) na nauukol sa mga encounter, invoice, logins, at download sa loob ng TCM System. Mangyaring gamitin ang mga link sa ibaba upang piliin ang paksang iyong pinili, o mag-scroll pababa upang suriin ang lahat ng mga item.​​ 

MGA TAGUMPAY​​         MGA INVOICE​​         Mag-login​​         TCM SYSTEM DOWNLOAD​​ 

MGA TAGUMPAY​​ 

Tanong 1: Pumasok ako sa aking mga engkwentro para sa kasalukuyang taon ng pananalapi, ngunit nakatanggap ako ng mensahe na nagsasabing kailangan ko ng Kasunduan sa Paglahok ng Provider.​​ 

Sagot 1: Ang mensahe ay natanggap dahil ang Department of Health Care Services (DHCS) ay walang kopya ng Provider Participation Agreement.​​  

Tanong 2: Pumasok ako sa aking mga engkwentro at ang ilan sa mga engkwentro ay may katayuang "EXPD".​​ 

Sagot 2: Isang status na “EXPD” (Expired) ang natanggap dahil ang encounter ay ipinasok sa TCM System pagkatapos ng 12 buwang deadline para sa pagsingil sa serbisyo.​​ 

MGA INVOICE​​ 

Tanong 1: Nabayaran na kami para sa aming mga invoice sa 1st at 2nd quarter. Paano ko sasabihin sa TCM System na nabayaran na ang mga invoice na ito?​​ 

Sagot 1:​​  

Upang ipasok ang resibo ng pagbabayad sa TCM System para sa isang (mga) invoice:​​ 

• Sa menu na matatagpuan sa kaliwang bahagi ng screen:​​ 
  
  • Mag-click sa "Invoice."​​  
  • Mag-click sa “Search” para mahanap ang invoice number.​​  
  • Maaaring ipasok mo ang numero ng invoice o kung wala kang numero ng invoice maaari mong kunin ang buong listahan ng mga numero ng invoice bawat taon ng pananalapi at mag-click sa partikular na numero ng invoice na binayaran mula sa natanggap na warrant ng Estado.​​ 

• Ilagay ang mga numero ng invoice na binayaran mula sa tseke na natanggap mula sa DHCS.​​ 
  
  • Ang (mga) invoice ay dapat magkaroon ng katayuang “APPR” (Naaprubahan), dahil ang invoice ay hindi teknikal na binabayaran sa System.​​ 

• Kapag nabuksan na ang invoice, hanapin ang blankong kahon ng Bayad na petsa. Pagkatapos ay sa kaliwang bahagi ng impormasyon ng invoice.​​ 
  
  • Ilagay ang petsa sa warrant bilang petsa ng bayad sa TCM System.​​ 
  • Pagkatapos ay i-click ang button na “BAYAD” sa ibaba ng page.​​ 

• Magbabago ang status ng invoice mula sa "APPR" patungong "BAYAD".​​ 
  
  • Makakatulong ito sa pagsubaybay sa mga pagbabayad na natanggap at mga invoice na binayaran.​​ 

Question 2: I created an invoice and discovered more encounters that need to be included (on the same invoice). How do I invoice for these encounters?
​​ 

Sagot 2:​​  

• Maaaring tanggalin ang kasalukuyang invoice sa pamamagitan ng pagkansela nito at paggawa ng bagong invoice upang isama ang mga karagdagang pagkikita. (Available lang ang opsyong ito kung ang invoice ay walang status na “Isumite” sa TCM System.)​​  
  

• Kung naisumite mo ang invoice, mangyaring lumikha ng bagong invoice na may mga karagdagang pagkikita at "Isumite" ang parehong mga invoice sa DHCS.​​ 
  

Question 3: When I created an invoice for target population 14, I noticed there was an encounter for target population 17 on it. How do I correct this?
​​ 

Sagot 3: Hangga't ang invoice ay nasa mode na "Gumawa", maaari mong "Kanselahin" ang invoice, itama ang engkwentro, at gumawa ng bagong invoice. Gayunpaman, kung naisumite na ang invoice, dapat na ipawalang-bisa ang invoice, na maaaring kumpletuhin ng iyong TCM Analyst. Kapag na-voided na ang invoice, maaaring ma-invoice muli ang mga encounter gamit ang tamang target na populasyon sa mga tamang invoice.​​ 

Question 4: How do I indicate that the Newborn visits are valid in the TCM System?
​​ 

Answer 4: According to Policy and Procedures Letter (PPL) 98-017 and PPL 10-003, all Local Governmental Agencies (LGAs) are directed in accordance with California Code of Regulations (CCR), Section 50733 (c), that a mother’s Medi-Cal card shall be authorization for services for her newborn child during the month of birth and the month following the month of birth. However, subsequent to the grace period, TCM services provided to the infant must be claimed using the infant’s own Medi-Cal Benefits Identification Card (BIC) number and the infant’s date of birth.​​  

Ang isang sanggol na kliyente ay itinuturing na isang bagong panganak lamang mula sa oras ng kapanganakan hanggang sa katapusan ng buwan kasunod ng buwan ng kapanganakan, na tinatawag na Newborn Date-Range. Ang mga pakikipagtagpo sa Newborn Date of Birth at may petsa ng serbisyo na lampas sa Newborn Date-Range ay magkakaroon ng status na “EXPD” (Expired) sa TCM System.​​   

Upang ma-update ang status ng encounter ng sanggol mula sa “EXPD” patungong “CLAM” (Claimable), dapat i-edit ang encounter. Upang i-edit ang engkwentro ng sanggol, gamitin ang Medi-Cal BIC ng sanggol. Ipasok ang sumusunod na impormasyon sa TCM System:​​  

• Petsa ng kapanganakan ng sanggol​​ 
  

• Ang Medi-Cal BIC number ng sanggol​​  
  

• The newborn date of birth field (Newborn DOB) must be left blank. (Failure to do so will result in the System modifying the encounter status to “EXPD” (Expired) when the date of service is after the Newborn Date-Range)
  ​​ 

Note: In the event of a delay in the issuance of the infant’s Medi-Cal BIC Number, LGAs are advised to withhold claims until the Medi-Cal BIC Number is issued. In instances where TCM case file documentation and subsequent payment records indicate duplicate claims have occurred, the LGA may be subject to an audit and/or recoupment of payments made to the LGA.​​  

Question 5: After reviewing all of the invoices in the TCM System, I could not locate any records of either of denied encounters attached to any invoices. Does the System maintain the denied encounter on the invoice with a corresponding denied reason?
​​ 

Sagot 5: Ni-reset ang encounter ID para sa mga tinanggihang pagtatagpo at hindi tumutukoy sa invoice kung saan ito tinanggihan. Upang makahanap ng tinanggihang pagtatagpo sa system, pumunta sa paghahanap sa Encounter, piliin ang "Status ng Encounter" mula sa drop down na box at piliin ang "Denied".  Upang paliitin ang paghahanap, piliin ang target na populasyon kung kilala o punan ang anumang karagdagang kilalang mga field na tutulong sa iyong paghahanap.  Ang isa pang opsyon ay ang pag-download ng mga nakatagpo sa isang worksheet para mapag-uri-uriin mo ang status.​​ 

Question 6: Why does an encounter show a status of “NELG”?
​​ 

Sagot 6: Ang katayuan ng “NELG” (Hindi Kwalipikado) ay nangyayari dahil:​​ 

• T​​ he Date of Birth (DOB) does not match Client ID: This encounter may be fixed by correcting the appropriate DOB on the encounter information page. Click on the “Modify” button, and enter the appropriate information. Click on the “Save & Process” button and the status will change accordingly.
  ​​ 

• T​​ he client is not eligible on the Medical Eligibility Data System (MEDS) for Date of Service: The System will automatically process this encounter once MEDS determines eligibility.  Perform an “Invoice Create” periodically to cover those encounters that become claimable.  This must be created within the 12 month period, otherwise this encounter will expire.  The System does not create the invoice automatically.
  ​​ 

• Ang kliyente ay may Hindi Natutugunan na Bahagi ng Gastos: Ipaalam ang naaangkop na programa tungkol sa mga kliyente na may bahagi ng mga gastos, upang masingil nila ang nararapat na partidong babayaran.​​ 
  

Mag-login​​ 

Tanong 1: Hindi ako makapag-log in sa TCM system, at nakatanggap ng Error 500 na mensahe. Anong gagawin ko?​​ 

Sagot 1: I-email ang TCM email box sa DHCS-TCM@DHCS.ca.gov, tungkol sa isyung ito. Makikipagtulungan sa iyo ang mga analyst ng TCM unit para makakuha ng access sa TCM system.​​ 

Tanong 2: Paano ako makakakuha ng login at password para sa aking bagong staff?​​ 

Sagot 2: Kumpletuhin at ipadala ang isang nilagdaang (asul na tinta) na TCM System User ID form sa iyong TCM Analyst.  Ang TCM Analyst ay mag-email sa bagong miyembro ng kawani at ibibigay sa kanila ang kanilang username at password.​​  

TCM SYSTEM DOWNLOAD​​ 

Tanong 1: Bakit nai-save ang aking pag-download bilang isang uri ng HTML file sa halip na ang data ng encounter na hiniling ko?​​ 

Sagot 1:​​ 

Ito ay isang kilalang problema na maaaring mangyari sa mga sumusunod na browser ng Microsoft Internet Explorer:​​ 

• Microsoft Internet Explorer bersyon 5.5 Service Pack 1, para sa Windows 2000​​  
  

• Microsoft Internet Explorer bersyon 5.5 Service Pack 1, para sa Windows 98 Second Edition​​  
  

• Microsoft Internet Explorer bersyon 5.5 Service Pack 1, para sa Windows NT 4.0​​  
  

Upang malutas ang problemang ito mangyaring kunin ang pinakabagong service pack para sa bersyon ng Internet Explorer 5.5.​​  

Mga Karagdagang Solusyon:​​ 

1. When you receive the File Download dialog box, choose the option “Open this file from its current location”.​​  

2. Click “OK” (this may need to be done multiple times) until the “download.zip” file opens.​​  

3. Click “Save As” on the File menu after the document opens to save the document to your computer.​​