Preguntas frecuentes sobre la Iniciativa de Salud Conductual de CalAIM
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A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes que se han recopilado de los seminarios web de asistencia técnica e informativos y las presentaciones al correo electrónico BHCalAIM@dhcs.ca.gov . DHCS actualizará esta lista trimestralmente.
Requisitos de documentación de salud conductual para DMC, DMC-ODS y SMHS
Evaluaciones
¿Se pueden utilizar los criterios® de la Sociedad Americana de Medicina de Adicciones (ASAM) para evaluar a los jóvenes y adolescentes? ¿Existe una herramienta de evaluación ASAM aprobada para jóvenes y adolescentes?
Referencia ASAM 4ª Edición Desarrollo y BHIN 23-068
No. A partir de abril de 2024, la Sociedad Estadounidense de Medicina de la Adicción (ASAM) no ha desarrollado una herramienta de evaluación para jóvenes y adolescentes, pero se prevé una versión para adolescentes y jóvenes en edad de transición de los Criterios® ASAM en el futuro. El Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) revisará las próximas ediciones de los Criterios® ASAM y realizará las actualizaciones necesarias a la guía estatal a medida que ocurran nuevos desarrollos. En este momento, los condados y los proveedores pueden continuar utilizando sus herramientas de evaluación desarrolladas localmente para adolescentes y jóvenes cuando los nuevos requisitos para las evaluaciones estandarizadas de los Criterios® ASAM para adultos descritos en BHIN 23-068 entren en vigencia a partir del 1de enero de 2025.
¿Aprobará el Department of Health Care Services (DHCS)) herramientas de evaluación adicionales de la Sociedad Americana de Medicina de la Adicción (ASAM)?
Referencia BHIN 23-068
En este momento, el DHCS no ha aprobado ninguna herramienta de evaluación adicional de la Sociedad Americana de Medicina de la Adicción (ASAM, por sus siglas en inglés) que no sea la Guía de Entrevista de Evaluación de Criterios de ASAM y el software ASAM CONTINUUM . DHCS puede optar por evaluar y potencialmente aprobar herramientas adicionales en el futuro; si el DHCS lo hace, esta decisión se comunicará a las partes interesadas. Sin embargo, el Departamento no prevé establecer un proceso para aprobar rutinariamente las nuevas herramientas presentadas por las partes interesadas, ya que esto no apoyaría los objetivos de CalAIM.
DHCS’ decision to require the use of the above tools aligns with the CalAIM goals to standardize, simplify, and streamline access to Medi-Cal services. The use of tools that have been validated by ASAM will help assure the quality of DMC/DMC-ODS services statewide by ensuring that all Medi-Cal members who receive DMC or DMC-ODS services receive a comprehensive assessment that appropriately applies ASAM level of care criteria.
¿Las actualizaciones de los criterios de la Sociedad Americana de Medicina de la Adicción (ASAM) se reflejarán en futuras directrices Department of Health Care Services (DHCS))?
Referencia BHIN 23-068 y BHIN 21-001 Anexo A
Sí. El DHCS planea actualizar la guía de políticas de DMC y DMC-ODS según sea necesario para alinearse con la versión más reciente de la Sociedad Estadounidense de Medicina de la Adicción (ASAM). La herramienta de evaluación gratuita de ASAM también se actualizará para reflejar los estándares de la cuarta edición de los criterios de ASAM. DHCS proporcionará actualizaciones sobre las fechas de publicación de la guía de políticas de la Cuarta Edición de los Criterios de ASAM tan pronto como sea posible.
BHIN 23-054 especifica que se debe proporcionar una evaluación de Medicamentos para el Tratamiento de Adicciones (MAT) dentro de las 24 horas posteriores a la admisión a un centro de recuperación o tratamiento de trastornos por uso de sustancias con licencia y / o certificado. ¿Cómo se alinea esa guía con BHIN 23-068, que elimina el plazo anterior de 30/60 para completar las evaluaciones de nivel de atención de ASAM?
Referencia BHIN 23-068; BHIN 23-054
Section (a)(3)(ii) of BHIN 23-068 clarifies that “MAT assessments, as described in BHIN 23-054 or subsequent guidance, need not meet the comprehensive ASAM assessment requirements described in this BHIN.” The MAT assessments described in BHIN 23-054 serve a specific clinical purpose that is distinct from the purpose of the comprehensive ASAM assessment. As such, the MAT assessment must occur rapidly whereas the comprehensive ASAM assessment may occur over a longer period of time.
El propósito de la evaluación MAT es identificar rápidamente si MAT sería beneficioso para el miembro de Medi-Cal, de modo que MAT pueda iniciarse de manera oportuna. Una evaluación integral del nivel de atención de ASAM puede utilizar la información recopilada durante la evaluación de MAT, pero es probable que también incorpore otra información. La evaluación completa de ASAM puede completarse durante un período de tiempo más largo y debe cumplir con todos los requisitos de evaluación DMC/DMC-ODS como se describe en BHIN 23-068.
Parte 1
La página 4 del Aviso de Información de Salud Conductual (BHIN, por sus siglas en inglés) 23-068 analiza la guía existente sobre las designaciones de Nivel de Atención (LOC, por sus siglas en inglés) del Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) que requiere que los proveedores de servicios de tratamiento residencial se aseguren de que los miembros reciban evaluaciones multidimensionales del nivel de atención. ¿Son nuevos estos requisitos? ¿Son una duplicación de los requisitos de evaluación integral de ASAM descritos en BHIN 23-068?
Referencias : BHIN 23-068 y BHIN 21-001
La guía de Medi-Cal establecida en BHIN 23-068 no reemplaza los requisitos de designación de Nivel de Atención (LOC) para instalaciones autorizadas que se establecieron anteriormente en el Anexo A de BHIN 21-001. Todos los centros de recuperación o tratamiento de alcohol u otras drogas para adultos con licencia deben recibir una designación de LOC del DHCS o una certificación de nivel de atención ASAM. Los servicios prestados en instalaciones que tienen una designación de LOC del DHCS deben proporcionarse y documentarse de acuerdo con las pautas para la evaluación y la planificación de la atención descritas en BHIN 21-001. Los proveedores de estos servicios que decidan participar en Medi-Cal deben seguir tanto la guía para instalaciones autorizadas en BHIN 21-001 como la guía de Medi-Cal en BHIN 23-068.
La evaluación inicial multidimensional de LOC descrita en BHIN 21-001 no necesita cumplir con todos los requisitos para una evaluación ASAM integral, como se describe en BHIN 23-068 (página 4). Sin embargo, la información recopilada para la evaluación de LOC también se puede utilizar como parte de la evaluación completa de ASAM. Los dos BHIN no deben interpretarse en el sentido de que requieren evaluaciones duplicadas (véase más adelante).
Parte 2
¿Significa esto que se requieren dos evaluaciones diferentes? ¿Debería exigirse a los proveedores residenciales que completen el ASAM completo en un plazo de 72 horas?
Referencias : BHIN 23-068 y BHIN 21-001
No. El DHCS no requiere que los centros residenciales de trastorno por uso de sustancias (SUD) realicen dos evaluaciones diferentes. DHCS requiere que se recopile información clave al ingresar al tratamiento para garantizar que los miembros reciban los servicios en el nivel de atención correcto (BHIN 21-001). Más tarde, el proveedor puede agregar a la información recopilada previamente completando la evaluación completa de ASAM (BHIN 23-068).
BHIN 23-068 does not apply strict assessment timelines for behavioral health services. DHCS’ policy asserts that the assessment can happen during multiple encounters and should be done in a timeframe that meets the individual needs of each Medi-Cal member. Medi-Cal behavioral health delivery systems shall not enforce standards for timely initial assessments, or subsequent assessments, in a manner that fails to permit adequate time to complete assessments when such time is necessary due to a member’s individual clinical needs (p. 3, BHIN 23-068).
¿Se requieren evaluaciones de siete dominios como se especifica en el Aviso de Información de Salud Conductual (BHIN) 23-068 para la intervención en crisis de los Servicios Especializados de Salud Mental (SMHS) o los servicios de estabilización de crisis? ¿Qué pasa con los servicios móviles de crisis de SMHS o Drug Medi-Cal (DMC)/Drug Medi-Cal Organized Delivery System (DMC-ODS)?
Referencia BHIN 23-068, BHIN 23-025 y Suplemento 3 del Anexo 3.1-A en el Plan Estatal de California
Aunque un servicio de intervención en crisis o estabilización de crisis de Salud Mental Especializada (SMH) o un servicio de crisis móvil SMH, DMC o DMC-ODS puede incluir una evaluación, no se requiere completar una evaluación integral como se describe en BHIN 23-068 durante el curso de una intervención de crisis individual de SMH o estabilización de crisis o encuentro de servicio de crisis móvil SMH, DMC o DMC-ODS. Si el miembro recibe otros SMHS, DMC o DMC-ODS simultáneamente o en una fecha posterior, entonces se aplicarían los requisitos de evaluación en BHIN 23-068.
Para conocer los requisitos adicionales de evaluación y documentación de los Servicios Móviles de Crisis de Medi-Cal, consulte BHIN 23-025.
¿Los cambios en los plazos de evaluación de los Servicios Especializados de Salud Mental afectan la evaluación de las Necesidades y Fortalezas de Niños y Adolescentes (CANS) y los requisitos de la Lista de Verificación de Síntomas Pediátricos (PSC)-35? ¿Qué pasa con la Evaluación de Necesidades y Fortalezas de los Adultos (ANSA, por sus siglas en inglés) (para adultos)?
Referencia BHIN 23-068
No. Los requisitos de CANS y PSC-35 no han cambiado. DHCS no requiere que se complete el ANSA para adultos.
Si un Plan de Salud Mental (MHP, por sus siglas en inglés) tiene una plantilla de evaluación actual dentro de su historia clínica electrónica que captura los siete (7) dominios de evaluación de los Servicios Especializados de Salud Mental (SMHS, por sus siglas en inglés), ¿se requerirá que el MHP reestructure su evaluación para que se clasifique por los nuevos dominios?
Referencia BHIN 23-068
Aunque no se especifica el orden de los siete dominios, la evaluación deberá capturar todos los siete dominios de evaluación uniformes requeridos de conformidad con BHIN 23-068.
¿Son necesarios los siete (7) dominios para una evaluación de Servicios Especializados en Salud Mental para las evaluaciones diagnósticas psiquiátricas?
Referencia BHIN 23-068
Sí. Los siete (7) dominios de evaluación estandarizados son necesarios para las evaluaciones diagnósticas psiquiátricas.
¿Deben los proveedores documentar una razón por la que se toman más tiempo de lo habitual para completar una evaluación?
Referencia BHIN 23-068
It is good practice to document the member’s circumstances and the provider’s efforts to assess and engage the member, when applicable.
Esta pregunta y respuesta se ha trasladado a esta FAQ de MHSUDS EN 17-040 , que fue reemplazado por BHIN 22-019. Desde entonces, el BHIN 23-068 ha reemplazado al BHIN 22-019.
Planes de atención
¿Se pueden usar plantillas de registros médicos electrónicos (EHR) para los planes de atención?
Referencia BHIN 23-068
El Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) no regula cómo los proveedores o los Sistemas de Prestación de Salud Conductual de Medi-Cal organizan sus EHR (o registros escritos) siempre y cuando se cumplan los requisitos de documentación descritos en BHIN 23-068 . Una plantilla de plan de atención es un lugar aceptable para la documentación de la planificación de la atención, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos estatales o federales pertinentes de planificación de la atención.
Revise los Requisitos de planificación de la atención en la página 11 de BHIN 23-068 y el Apéndice 1a en las páginas 13 y 14 de BHIN 23-068 para obtener orientación detallada sobre cómo se deben documentar las actividades del plan de atención para los programas, servicios o instalaciones para los cuales los requisitos de planificación de la atención siguen vigentes según la ley estatal o federal.
Do providers of substance use disorder services funded through the Substance Abuse and Mental Health Services’ (SAMHSA) Substance Use Prevention, Treatment, and Recovery Services Block Grant (SUBG) need to complete standalone treatment plans?
Referencia : BHIN 23-068 y 45 CFR § 96.136
Behavioral Health Information Notice (BHIN) 23-068 describes updated problem list and progress notes requirements and eliminates certain historical requirements for Specialty Mental Health Services client plans and Drug Medi-Cal and Drug Medi-Cal Organized Delivery System treatment plans. DHCS is also in the process of updating the Department’s Alcohol and/or Other Drug Program Certification Standards to align with Medi-Cal documentation guidance.
De acuerdo con estas actualizaciones, ya no se requiere un plan de tratamiento independiente para los servicios financiados por SUBG. Los contratos de desempeño de SUBG requieren que los programas financiados por SUBG cumplan con las regulaciones federales en 45 CFR § 96.136, pero no requieren que la planificación del tratamiento se documente en un formato específico, por ejemplo, una plantilla de plan de tratamiento independiente. Siempre y cuando los programas financiados por SUBG cumplan con los requisitos federales en 45 CFR § 96.136, pueden documentar de acuerdo con la guía de Medi-Cal en BHIN 23-068 o la guía de documentación posterior del DHCS.
Listas de problemas
¿Se pueden usar listas de problemas en lugar de planes de atención?
Referencia BHIN 23-068
No. Las listas de problemas y los planes de atención sirven para diferentes propósitos dentro de un registro clínico y no son intercambiables. Para los servicios, programas y establecimientos que deben cumplir con los requisitos de planificación de la atención según la ley estatal o federal (consulte el Apéndice 1a en las páginas 13 y 14 de BHIN 23-068), la lista de problemas no reemplaza la planificación de la atención.
Como se describe en las páginas 7 y 8 de BHIN 23-068, la lista de problemas puede incluir síntomas, condiciones, diagnósticos, impulsores sociales y/o factores de riesgo identificados a través de la evaluación, evaluación diagnóstica psiquiátrica, encuentros de crisis u otros tipos de encuentros de servicio, y es desarrollada por el proveedor.
Los planes de atención, que también se denominan planes de cliente, planes de tratamiento o planes de servicio, se desarrollan en colaboración con el proveedor y el cliente para definir los objetivos del tratamiento. La planificación de la atención es un componente continuo e interactivo de la prestación de servicios y no es un evento único.
Se requiere una lista de problemas para cada miembro que recibe servicios de salud conductual de Medi-Cal como se describe en BHIN 23-068. A diferencia de la lista de problemas, un plan de atención solo se requiere para servicios específicos, tipos de instalaciones, fuentes de financiamiento y/o tipos de programas, como se indica en BHIN 23-068, Apéndice 1a.
At the discretion of the provider, elements of the care plan may be documented within the problem list, but a problem list cannot substitute for a care plan when it is required.
¿Cuál es la diferencia entre la lista de problemas y un diagnóstico primario o de facturación?
Reference BHIN 23-068, BHIN 21-071, BHIN 21-073 & BHIN 23-001
La lista de problemas es una lista que puede incluir síntomas, afecciones, diagnósticos, impulsores sociales y/o factores de riesgo identificados a través de la evaluación, la evaluación diagnóstica psiquiátrica, los encuentros de crisis u otros tipos de encuentros con el servicio. Es posible que los miembros del equipo de atención médica la actualicen a lo largo del tratamiento. Mantener una lista completa de condiciones y problemas de salud en un solo lugar en el registro clínico puede respaldar la continuidad de la atención entre los proveedores.
An individual’s primary Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders (DSM) mental health or substance use disorder (SUD) diagnosis is typically included within the problem list. However, the problem list is a broader list that also includes additional conditions and risk factors. In addition to mental health or SUD diagnoses, the problem list may include other issues that are self-reported by the member or identified by other health care providers.
Las reclamaciones de Medi-Cal deben incluir códigos clínicamente apropiados de la Clasificación Internacional de Enfermedades, Décima Revisión (ICD-10) asociados con cada encuentro con el servicio, independientemente de si la lista de problemas se ha actualizado para incluir un diagnóstico primario del DSM. Según la sección 14184.402(f)(1)(A) del Código de Bienestar e Instituciones, un diagnóstico de salud conductual no es un requisito previo para acceder a los servicios cubiertos de Salud Mental Especializada, Medi-Cal de Medicamentos o Sistema de Entrega Organizado de Medic-Cal de Medicamentos.
Para obtener más información sobre las listas de problemas, consulte:
- BHIN 23-068 (guía del DHCS)
- American Health Information Management Association, “Problem List Guidance in the EHR,”
¿Puede un proveedor actualizar la lista de problemas para incluir diagnósticos que están fuera de su alcance de práctica (p. ej., el miembro informa un diagnóstico de cáncer a un terapeuta matrimonial y familiar con licencia)?
Referencia BHIN 23-068
Yes. Providers may add items to problem lists that are outside their scope of practice, including, but not limited to, physical health conditions, if they are reported to the provider by the member or by another qualified professional. For example, a primary care physician may diagnose a chronic physical health condition and share that information with the mental health or substance use disorder (SUD) provider. The mental health or SUD provider may update the problem list to include the physical health diagnosis. The member record may include information on when, by whom, and to whom the issue was reported. The mental health or SUD care team that accesses the problem list throughout the member’s treatment can then be aware of a diagnosis that may impact the member’s life or engagement in mental health or SUD treatment.
¿Pueden los proveedores agregar problemas a la lista de problemas que no son diagnósticos?
Referencia BHIN 23-068
Yes. Providers can add problems to the problem list that are not diagnoses. The problem list should reflect the member’s current presentation and unique needs and should include an International Classification of Diseases, Tenth Revision (ICD-10) Clinical Modification (CM) code for each problem identified. BHIN 23-068, pages 7-8, list the requirements for Specialty Mental Health Services, Drug Medi-Cal, and Drug Medi-Cal Organized Delivery System problem lists.
Does identifying a staff’s credential (e.g., Licensed Clinical Social Worker) meet the requirement for “title” of provider in the problem list?
Referencia BHIN 23-068
Sí. Basta con enumerar una credencial.
Because it is not feasible for all currently opened members to be transferred to having a problem list, what is DHCS’ expectation for when members who have been opened prior to 7/1/22 get a problem list?
Referencia BHIN 23-068
For members that were receiving Specialty Mental Health Services prior to July 1, 2022, while a problem list is not required to be created retroactively, a problem list should be developed no later than when the member receives a subsequent assessment, or when there is a relevant change to a member condition, whichever comes first. Likewise, for members receiving Drug Medi-Cal or Drug Medi-Cal Organized Delivery System services, a problem list should be created no later than when the member is reassessed because their condition has changed, or when there is a relevant change to a member’s condition, whichever comes first.
Notas de progreso
¿Cómo debe un proveedor documentar una nota de progreso para un miembro que está recibiendo más de una actividad de servicio durante un solo encuentro de servicio?
Referencia BHIN 23-068
Según el Programa de Avance e Innovación de Medi-Cal de California (CalAIM), los proveedores no están obligados a crear varias notas de progreso cuando se proporcionó más de un servicio. Los proveedores pueden optar por documentar múltiples actividades de servicio que ocurren durante un solo encuentro de servicio dentro de una nota de progreso para un miembro. Sin embargo, la nota de progreso debe proporcionar suficientes detalles para respaldar los servicios prestados y todos los elementos requeridos de la nota de progreso deben cumplirse según el Aviso de información de salud conductual (BHIN) 23-068 (página 9). En concreto, la nota de progreso deberá proporcionar suficientes detalles para respaldar los códigos de servicio seleccionados para el tipo o tipos de servicio, tal como se indica en las descripciones de los códigos de servicio.
As described on page 11 of BHIN 23-068, “Medi-Cal behavioral health delivery systems shall not enforce requirements for the location, format, or other specifications for documentation of the care plan and its elements that differ from those described within BHIN 23-068 and referenced in its Enclosures.”
Historically, stakeholders have raised concerns regarding burdensome requirements for progress note documentation. What sources did the Department of Health Care Services (DHCS) review to ensure DHCS’ progress note documentation requirements outlined in Behavioral Health Information Notice (BHIN) 23-068 align with current industry standards?
Referencia Documentación simplificada para pacientes ambulatorios y kit de herramientas de codificación, Normas éticas para profesionales de la integridad de la documentación clínica (CDI), Documentación de Medicaid para profesionales de la salud conductual, Pautas de mantenimiento de registros, Manual para proveedores de salud mental y BHIN 23-068
DHCS looked to national and local industry leaders such as the American Medical Association’s (AMA) Simplified Outpatient Documentation and Coding Toolkit, American Health Information Management Association’s Ethical Standards for Clinical Documentation Integrity (CDI) Professionals, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) Medicaid Documentation for Behavioral Health Practitioners and Medicare Documentation for Behavioral Health Practitioners, as well as Carleon’s Behavioral Health Provider Handbook to guide the development of BHIN 23-068.
¿Cómo se deben completar las notas de progreso para los servicios grupales si dos proveedores realizan la sesión grupal?
Referencia BHIN 23-068
One progress note is required for each member that participates in the group session, and only one provider needs to sign the progress note. Per footnote 15 on page 10 of BHIN 23-068, “…if a group service is rendered by more than one provider, one progress note shall be completed for each member that participates in a group session and the note shall be signed by at least one provider. The progress note shall clearly document the specific involvement and the specific amount of time of involvement of each provider of the group activity.”
¿Las firmas digitales cumplen con los requisitos de firma para completar las notas de progreso?
Referencia BHIN 23-068, en Carta DMH No. 08-10, y Boletín ADP No. 08-13
Sí. Las evaluaciones deberán incluir un nombre mecanografiado o impreso de manera legible y también deben incluir una firma del proveedor de servicios como se describe en BHIN 23-068. DHCS no establece requisitos específicos sobre cómo los proveedores organizan sus registros médicos electrónicos. Siempre que la información requerida establecida en BHIN 23-068 esté representada con precisión en el registro del miembro, incluida la firma del proveedor, digital o física, se considera que la documentación cumple con los requisitos.
Puede encontrar más información sobre el uso de firmas electrónicas y los requisitos relacionados en la Carta del DMH Nº 08-10 y el Boletín ADP Nº 08-13.
¿El Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) ajustará los plazos de las notas de progreso descritos en el Aviso de Información de Salud Conductual (BHIN, por sus siglas en inglés) 23-068? ¿Cómo se aplica este plazo cuando las notas son completadas por proveedores que ejercen bajo supervisión?
Referencia BHIN 23-068
No. DHCS no planea actualizar los plazos de las notas de progreso que aparecen en BHIN 23-068. Los proveedores deberán completar las notas de progreso dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la prestación de un servicio, con la excepción de las notas para servicios de crisis, que se completarán dentro de un (1) día calendario. El día del servicio se considerará día cero (0). El cumplimiento oportuno de las notas de progreso respalda la atención clínica de calidad.
Algunos tipos de proveedores trabajan bajo la supervisión directa de un profesional autorizado. En estos casos, el proveedor tratante deberá completar notas de progreso de acuerdo con los plazos descritos en BHIN 23-068. Cualquier revisión requerida de las notas de progreso por parte de un profesional supervisor debe completarse de acuerdo con las mejores prácticas clínicas, pero no es necesario que ocurra dentro de los plazos de las notas de progreso especificados en BHIN 23-068.
¿Cómo se aplican los requisitos de las notas de progreso en el Aviso de Información de Salud Conductual (BHIN) 23-068 a los servicios combinados, como las tarifas diarias para el tratamiento residencial?
Referencia BHIN 23-068 y manuales de facturación SMHS, DMC y DMC-ODS
DHCS requiere que los proveedores completen como mínimo una nota de progreso diaria para los servicios que se facturan diariamente (p. ej. servicios agrupados). La nota de progreso debe respaldar los servicios prestados e incluir todos los requisitos de la nota de progreso descritos en BHIN 23-068. Por ejemplo, el Cuidado de Crianza Terapéutico (TFC, por sus siglas en inglés) se reclama en base a incrementos de 24 horas, y se requiere una nota de progreso para cada unidad de servicio prestada. Las notas de progreso semanales o periódicas no se pueden utilizar en lugar de las notas de progreso individuales para cada unidad de servicio.
There are some (relatively rare) scenarios where a bundled service may be delivered concurrently with a second service that is not included in the bundled rate and may be claimed separately. In these cases, there must also be a progress note to support the second, unbundled service. For example, Medi-Cal Peer Support Specialist services may be claimed on the same day as, and separately from, residential or day services. In this scenario, DHCS would require one progress note for the bundled residential or day service and a separate progress note to support the additional, unbundled claim for Medi-Cal Peer Support Specialist services.
Estos requisitos se aplican independientemente de si los servicios agrupados y desagregados son prestados por el mismo proveedor o por diferentes proveedores.
¿Cómo deben documentar los proveedores un servicio grupal si se proporciona como un componente de un servicio agrupado? Por ejemplo, los miembros que reciben tratamiento residencial pueden participar en servicios grupales, así como en otros servicios o actividades durante el transcurso de un solo día.
Referencia BHIN 23-068 y Suplemento 3 al Anexo 3.1-A en el Plan del Estado de California
Algunos servicios de Specialty Mental Health (SMH), Drug Medi-Cal (DMC) y Drug Medi-Cal—Organized Delivery System (DMC-ODS) incluyen terapia grupal como un componente de un servicio que se factura diariamente o como un servicio combinado. DHCS no requiere notas de progreso separadas o distintas para todos los componentes de servicio incluidos en un paquete. Sin embargo, la nota para el servicio combinado que se reclama debe representar con precisión los servicios o actividades prestados. Cuando la terapia de grupo se proporciona como un componente de servicio de un servicio combinado, la nota de progreso para el servicio combinado deberá respaldar los componentes del servicio proporcionado dentro del servicio combinado, incluido el servicio de grupo.
¿Puede una lista de participantes de grupo sustituir a una nota de progreso de grupo individual en el registro de miembro?
Referencia BHIN 23-068
No. While a list of participants is required to be documented and maintained by the provider when a group service is rendered, a group participant list cannot substitute for an individual group progress note. The participant list does not contain the individualized information needed to support continuity of care or demonstrate program integrity. Every participant shall have a progress note in their clinical record that documents the service encounter and their attendance in the group, and includes the information listed on pages 9-10 of BHIN 23-068. The progress note for the group service encounter shall also include a brief description of the member’s response to the service.
¿Los requisitos de las notas de progreso establecidos en el Aviso de Información de Salud Conductual (BHIN) 23-068 son lo que es mínimamente requerido por el DHCS?
Referencia BHIN 23-068
Sí. Los requisitos de la nota de progreso establecidos en BHIN 23-068 son los requisitos mínimos.
¿Es necesario que las notas de progreso incluyan el descriptor del Manual Diagnóstico y Estadístico de los Trastornos Mentales (DSM-5) además del código de la Clasificación Internacional de Enfermedades, Décima Revisión (CIE-10)?
Referencia BHIN 23-068
No. Si bien no es necesario que las notas de progreso incluyan un descriptor del DSM-5, puede ser una buena práctica incluir el descriptor adicional. Para las reclamaciones válidas de Medi-Cal, los códigos de diagnóstico ICD-CM apropiados, así como los códigos HCPCS/CPT, deben aparecer en la reclamación y también deben estar claramente asociados con cada encuentro y ser coherentes con la descripción de la nota de progreso. Sin embargo, no es necesario incluir los códigos ICD-CM y los códigos HCPCS/CPT actuales en la descripción de la nota de progreso. Para obtener más orientación sobre el uso de los códigos ICD-10 durante el proceso de evaluación, consulte BHIN 22-013: Selección de códigos antes del diagnóstico.
¿Son necesarias las firmas de los miembros para las notas de progreso del servicio grupal?
Referencia BHIN 23-068
No. No se requieren las firmas de los miembros para una nota de progreso del servicio grupal.
Requisitos de servicio, Programe instalaciones
Algunos proveedores de salud conductual de Medi-Cal tienen contratos con Planes de Atención Administrada (MCP, por sus siglas en inglés) que ofrecen Administración de Atención Mejorada (ECM, por sus siglas en inglés). ¿Estos proveedores deben cumplir con dos conjuntos diferentes de requisitos de documentación para los servicios de salud conductual de Medi-Cal y ECM?
Referencia: Guía de políticas de administración de atención mejorada de CalAIM y BHIN 23-068
Siempre que ha sido posible, el DHCS ha trabajado para alinear los estándares de documentación de ECM y salud conductual y ha brindado orientación a los MCP sobre este tema. Véanse, en particular, las páginas 28 y 29 de la Guía de Políticas de Gestión de la Atención Mejorada de CalAIM:
- On assessment requirements: Page 28 of the Policy Guide notes that MCPs “…must avoid imposing assessment requirements that are duplicative of the SMHS/DMC/DMC-ODS screening [assessment] domain requirements.” The Policy Guide further notes that county agencies and/or contracted providers can make use of already documented assessment requirements to avoid duplication of efforts, and thus only document in any required section that is missing. MCPs may need to update their documentation policies to allow for the use of existing assessment documentation.
- On care planning requirements: Pages 28 and 29 of the Policy Guide state that MCPs “…must not impose care planning documentation requirements that duplicate existing SMHS/DMC/DMC-ODS Provider processes, but instead work with the county behavioral health agency and/or their subcontracted SMHS/DMC/DMC-ODS Providers to meet both ECM and SMHS/DMC/DMC-ODS care planning requirements in a way that leverages existing documentation processes” MCPs are directed to work with county agencies and/or contracted providers to “leverage existing documentation processes” as a means for both ECM and SMHS/DMC/DMC-ODS providers to meet documentation requirements with undue burden.
DHCS directs Medi-Cal behavioral health delivery systems and MCPs to work together to avoid duplicative documentation requirements while still achieving the goals of Medi-Cal behavioral health and ECM policies. For further instruction on streamlining and standardizing documentation requirements for ECM, please refer to the CalAIM Enhanced Care Management Policy Guide.
DHCS will consider updates to the CalAIM Enhanced Care Management Policy Guide to more explicitly align with the revised Medi-Cal behavioral health documentation requirements in BHIN 23-068, and will communicate any updates to ECM policy to stakeholders.
¿Puede aclarar qué significan los requisitos enumerados en el Anexo 1a de BHIN 23-068? Por ejemplo, ¿los proveedores de tratamiento residencial para adultos que están autorizados por el CDSS y certificados por el DHCS deben continuar creando planes de tratamiento? ¿Qué pasa con los proveedores residenciales de SUD que tienen designaciones de nivel de atención?
Referencia BHIN 23-068
Siempre que fue posible, el Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) eliminó los requisitos detallados del plan de atención para los servicios de salud mental y trastornos por uso de sustancias. En algunos casos, debido a los requisitos estatales o federales existentes, el DHCS no pudo eliminar por completo estos requisitos. El Apéndice 1a de BHIN 23-068 señala los requisitos de planificación de la atención que permanecen vigentes para programas, servicios y tipos de instalaciones en los que el DHCS no pudo eliminar los requisitos estatales o federales existentes. Esto incluye varios tipos de programas o instalaciones que deben cumplir con las regulaciones o políticas específicas del programa/instalación, además de las pólizas de Medi-Cal. Los Programas de Rehabilitación Social con licencia y certificados, y los proveedores de tratamiento residencial para el trastorno por consumo de sustancias, se encuentran entre los programas/instalaciones que deben cumplir con los requisitos de planificación de la atención que aparecen en otras partes de la ley o política estatal.
Para determinar si se requiere un plan de atención para un servicio de salud conductual en particular, siga estos pasos:
Does the program, service, or facility type have state or federal care planning requirements that remain in effect (see Enclosure 1a for a non-exhaustive list)?
If yes, continue to step 2.
If no, there are no care planning requirements to follow. DHCS will not monitor or enforce the use of a formal care plan, or documentation of specific care planning activities.
Review the relevant state and/or federal guidance to identify specific requirements, e.g. care planning activities, included in Enclosure 1a of BHIN 23-068. Some of these care planning requirements are more detailed/specific than others.
Providers shall document the required care plan/care planning activities within the member record. DHCS allows providers to choose where within the member record to document care planning information required by state or federal law (e.g., within a care plan template, in progress notes, or in a combination of locations or formats).
Providers must be able to produce and communicate the content of the care plan to other providers, the member, and Medi-Cal behavioral health delivery systems as needed to facilitate coordinated, high-quality care for Medi-Cal members.
¿Los miembros que reciben los servicios de Drug Medi-Cal (DMC) y Drug Medi-Cal Organized Delivery System (DMC-ODS) deben tener un diagnóstico y una evaluación completos dentro de los 30 días posteriores a la admisión al tratamiento?
Referencia BHIN 23-068
No. BHIN 23-068 superseded 22 CCR § 51341.1, subd. (h)(1)(A)(v)(a-b) (see Enclosure 2). This removes the requirement for DMC and DMC-ODS members to receive a diagnosis and evaluation within 30 calendar days of admission to treatment. While the 30 calendar day timeframe for documenting a diagnosis has been superseded, members should still receive a comprehensive assessment and documented diagnosis in a timely manner that is aligned with current standards of practice, consistent with the assessment guidance in BHIN 23-068.
¿Puede aclarar los requisitos para la planificación de la atención de la Administración de Casos Específicos (TCM) de los Servicios Especializados de Salud Mental (SMHS)? ¿Es la política diferente de la póliza que estaba en BHIN 22-019 (ahora reemplazada)?
Referencia BHIN 23-068 y 42 CFR § 440.169(d)(2)
Behavioral Health Information Notice (BHIN) 23-068 updated the Department of Health Care Services’ (DHCS) previous policy for documenting TCM care plans to allow additional flexibility in the way care plans may be documented. DHCS no longer requires TCM care plans to be documented within a member’s progress notes. However, DHCS’ Medi-Cal guidance does not supersede federal requirements for TCM care planning. SMHS TCM care plans shall be documented as outlined on page 11 of BHIN 23-068, and must meet the federal requirements outlined in 42 CFR § 440.169(d)(2).
Tenga en cuenta que las regulaciones federales en 42 CFR § 440.169(d)(4) y 42 CFR § 441.18(a)(7) también discuten los requisitos de los proveedores relacionados con la planificación de la atención para los miembros que reciben TCM. Estas regulaciones no se enumeran como requisitos del plan de atención en BHIN 23-068 Enclosure 1A, pero permanecen vigentes. (Como se indica en el BHIN, las tablas de los Anexos del BHIN no son listas exhaustivas de las políticas estatales y federales aplicables para cada tipo de programa, servicio o instalación).
Como se indica en la nota al pie 22 de la página 14 de BHIN 23-068, el DHCS consultó a los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) sobre esta actualización de la política. Los CMS aprobaron la solicitud del DHCS de una exención de 42 CFR § 440.169(d)(2) y afirmaron que los planes de atención pueden documentarse en varios formatos, siempre y cuando los elementos requeridos del plan de atención de TCM descritos en 42 CFR § 440.169(d)(2) se incorporen al expediente clínico. (Solicitud: Sección 1915(b) Propuesta de Exención para el Avance e Innovación de California Medi-Cal (CalAIM), Enmienda Presentada el 4de noviembre de 2022, Actualizado el 23de junio de 2023, (pg. 18) y aprobación: Carta de aprobación de CalAIM 1915 (b) STC revisadas).
¿Cuáles son las diferencias entre la Gestión de Casos Específicos (MTC) y la Coordinación de Cuidados Intensivos (ICC)? ¿Es necesaria la planificación de la atención para la ICC?
Referencias: BHIN 23-068, 42 CFR § 440.169(d)(2), 42 CFR § 441.18(a)(7) y Manual de Medi-Cal ICC, IHBS y TFC
ICC es un servicio de medicina tradicional china, proporcionado a menores de 21 años, como se describe en la página 26 del Manual de ICC, IHBS y TFC de Medi-Cal. Los servicios de ICC deben cumplir con los requisitos federales de planificación de la atención de TCM en 42 CFR § 440.169(d)(2), como se describe en el Apéndice 1a de BHIN 23-068.
Tenga en cuenta que las regulaciones federales en 42 CFR § 440.169(d)(4) y 42 CFR § 441.18(a)(7) también discuten los requisitos de los proveedores relacionados con la planificación de la atención para los miembros que reciben TCM o ICC. Estas regulaciones no se enumeran como requisitos del plan de atención en BHIN 23-068 Enclosure 1A, pero permanecen vigentes. (Como se indica en el BHIN, las tablas de los Anexos del BHIN no son listas exhaustivas de las políticas estatales y federales aplicables para cada tipo de programa, servicio o instalación).
¿Siguen siendo necesarios los resúmenes semanales para los niveles de atención residencial del trastorno por consumo de sustancias (SUD)?
Referencia BHIN 23-068, BHIN 21-001 Anexo A y Normas de Certificación AOD de DHCS (octubre de 2023)
The Department of Health Care Services (DHCS) Certification for Alcohol and Other Drug (AOD) Programs Certification Standards (October 2023) require that residential programs document each member’s progress on a weekly basis.
BHIN 23-068 (pages 8-10) describe requirements for Medi-Cal behavioral health progress notes. Providers must complete at minimum a daily progress note for services that are billed on a daily basis (e.g., Drug Medi-Cal/Drug Medi-Cal Organized Delivery System Residential treatment) (BHIN 23-068(d)(6) (page 10)). A daily progress note fulfills the AOD Certification Standard requirement to document each member’s progress on a weekly basis, and an additional, weekly progress note is not required.
¿La coordinación de la atención del Sistema de Entrega Organizada de Medicamentos de Medi-Cal (DMC-ODS) es la misma que la Administración de Casos Dirigidos (TCM)?
Referencia BHIN 23-001, BHIN 23-068, Suplemento 1 al Anexo 3.1-A en el Plan Estatal de California, y 42 CFR § 440.169(d)(2)
No. The DMC-ODS Care Coordination service (formerly known as “case management”) is not the same as Targeted Case Management (TCM) and does not require a care plan. TCM is a distinct Specialty Mental Health service. Federal requirements for TCM (including, but not limited to, 42 CFR § 440.169(d)(2)) do not apply to DMC-ODS care coordination, regardless of what billing code is used for the DMC-ODS service.
¿Se pueden proporcionar servicios de Manejo de Casos Específicos (TCM, por sus siglas en inglés) antes de una evaluación y finalización de un Plan de Atención de TCM?
Referencia BHIN 23-068
Los servicios clínicamente apropiados y cubiertos, incluida la medicina tradicional china, se pueden proporcionar antes de que se desarrolle el plan de atención de la medicina tradicional china.
Otro
How are “business days” defined under Section (d)(5) on page 10 of BHIN 23-068? (December 3, 2024)
Referencia BHIN 23-068
Business days are defined as Monday through Friday, excluding holidays observed by the State of California. Any interpretation of the reference to “business days” within BHIN 23-068 shall comply with this definition.
¿Todavía tengo que seguir los requisitos de documentación para los códigos específicos del Sistema de Codificación de Procedimientos Comunes para la Atención Médica (HCPCS)/Terminología® de Procedimiento Actual (CPT), como los códigos CPT de Evaluación y Gestión (E/M)?
Referencia BHIN 23-068
Sí. El Aviso de Información de Salud Conductual 23-068 no reemplaza los estándares de documentación de HCPCS o CPT. Los estándares de documentación de HCPCS son producidos por los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid, y los estándares de documentación de CPT son producidos por la Asociación Médica Estadounidense. Los registros deben cumplir con estos dos estándares y con BHIN 23-068.
Para obtener recursos adicionales sobre la codificación y documentación de CPT y HCPCS, consulte:
- Recursos de CPT y HCPCS de la Asociación Médica Americana
- Centros de Servicios de Medicare y Medicaid Recursos de HCPCS
¿La justificación para continuar con los servicios sigue siendo un requisito para los servicios de trastorno por uso de sustancias (SUD) que aún está vigente?
Referencia BHIN 23-068 y CCR 22 § 51341.1(h)(5)(A)(i-iii)
No. BHIN 23-068 (Enclosure 2) has superseded the requirements to provide a justification for continuing SUD services, set forth in CCR 22 § 51341.1 (h)(5)(A)(i-iii). Previously, this was to occur no later than six months after the member’s treatment start date. Per BHIN 23-068, re-assessments for SUD services should now be conducted based on a member’s needs and clinical discretion.
¿Se requieren exámenes físicos para el Programa de Trastorno por Uso de Sustancias (SUD, por sus siglas en inglés) para pacientes ambulatorios y residenciales?
Referencia BHIN 23-068 y 22 CCR § 51341.1, subd. h)(1)(A)(iv)(A-C)
Yes, physical examinations are required for members receiving Drug Medi-Cal and Drug Medi-Cal Organized Delivery System (DMC-ODS) services per 22 CCR § 51341.1, subd. (h)(1)(A)(iv)(a-c). BHIN 23-068 notes that 22 CCR § 51341.1, subd. (h)(1)(A)(iv)(c)‘s requirement related to updated treatment plans are superseded by the BHIN.
¿Son necesarias las hojas de registro de miembros para los servicios grupales? ¿Qué pasa con las firmas de los miembros?
Referencia : BHIN 23-068 y 22 CCR § 51341.1 subd. (g)(2)(De la A a la E)
El Aviso de Salud Conductual (BHIN, por sus siglas en inglés) 23-068 reemplazó a 22 CCR § 51341.1 sub. (g)(2)(A-E) (Anexo 2), eliminando los requisitos para las hojas de registro y firmas de los miembros para Drug Medi-Cal (DMC)/Drug Medi-Cal Delivery System (DMC-ODS) al proporcionar servicios grupales. Los proveedores deben mantener listas de participantes para todos los servicios grupales de DMC/DMC-ODS y Salud Mental Especializada, como se indica en las páginas 9-10 de BHIN 23-068, pero no se requieren firmas como parte de las listas de participantes.
¿Por qué los Programas de Tratamiento de Narcóticos (NTP, por sus siglas en inglés) están exentos de la guía en el Aviso de Información de Salud Conductual (BHIN, por sus siglas en inglés) 23-068?
Referencia BHIN 23-068, CCR Tito 9 §§ 9995 – 10425[HT1] y 42 CFR § 8
Los NTP están sujetos a las regulaciones estatales y federales específicas del programa en virtud de 42 CFR § 8, que incluyen normas para la prestación de atención y documentación. Los NTP en California deben operar de conformidad con Código de California Regs. Tito 9 §§ 9995 – 10425[HT2] y debe continuar cumpliendo con los estándares para los planes de tratamiento del paciente especificados en el Código de California Regs. Tit. 9 § 10305. Para evitar la complejidad o el conflicto con estos estándares existentes, en este momento, el DHCS ha optado por eximir a los NTP de los estándares de documentación en BHIN 23-068.
Have the requirements for medication consents changed? This section was removed from the Specialty Mental Health Services Triennial Protocol and the Mental Health Plan Contract and Behavioral Health Information Notice 23-068 doesn’t touch on medication consent requirements.
Referencia WIC § 5325.3
El Proyecto de Ley (SB) 184 del Senado de California fue capítulo el 30/06/22. Esta legislación del proyecto de ley de presupuesto de salud actualizó y reemplazó las regulaciones estatales (Cal. Code Regs. Tit. 9, § 852) que requerían que los centros de salud mental obtuvieran firmas de pacientes para demostrar el consentimiento informado para los medicamentos antipsicóticos administrados en entornos de salud mental comunitarios específicos. La SB 184 eliminaría el requisito de obtener firmas de pacientes, y en su lugar requiere que las instalaciones mantengan registros de consentimiento por escrito que contengan ambos de los siguientes:
- Una anotación de que la información sobre el consentimiento informado a los medicamentos antipsicóticos ha sido discutida con el paciente; y
- Una anotación de que el paciente comprende la naturaleza y el efecto de los medicamentos antipsicóticos, y da su consentimiento para la administración de esos medicamentos.
Consulte WIC § 5325.3 para conocer el lenguaje estatutario completo.
If Mental Health Plan (MHP) providers can now deliver co-occurring treatment and focus on a member’s substance use disorder (SUD) needs as clinically appropriate, does that mean the member’s clinical record with the MHP will now be governed by 42 CFR Part 2?
Referencia BHIN 23-068
La confidencialidad de los registros de pacientes con SUD, según lo requerido por 42 CFR Parte 2 , se aplicaría a cualquier registro que identifique a un paciente como si tuviera o haya tenido un SUD y contenga información sobre el SUD obtenida a través de un programa de SUD asistido por el gobierno federal. Si la información de SUD se obtuvo a través del MHP o de un proveedor de servicios especializados en salud mental, es probable que estas restricciones no se apliquen.
¿Se están teniendo en cuenta los requisitos de Medicare ya que los condados deben facturar primero a Medicare? ¿Los miembros que tienen Medicare y Medi-Cal necesitan planes de tratamiento?
Referencia BHIN 23-068
Los requisitos de documentación establecidos en BHIN 23-068 no cambian ni reemplazan ningún requisito federal, incluidos los requisitos de Medicare.
To reduce documentation time, is it acceptable to use checkboxes except where “narrative” is required?
Referencia BHIN 23-068
Las casillas de verificación están permitidas siempre que la narrativa de la nota sea individualizada, proporcione suficientes detalles para respaldar el código de servicio seleccionado y se cumplan todos los demás requisitos de la nota de progreso descritos en BHIN 23-068 .
¿Todavía existe un requisito del Sistema de Entrega Organizada de Medicamentos de Medi-Cal para documentar el diagnóstico como un resumen narrativo basado en los criterios del Manual Diagnóstico y Estadístico de los Trastornos Mentales?
Referencia BHIN 23-068
No. BHIN 23-068 no mantuvo el requisito de documentar un resumen narrativo en la evaluación de la Sociedad Americana de Medicina de la Adicción (ASAM). Consulte la sección (c) a partir de la página 7 de BHIN 23-068 para conocer los requisitos de la documentación de diagnóstico / motivo del encuentro con el servicio en la lista de problemas.
How may providers document the member’s involvement in the treatment process?
Referencia BHIN 23-068
DHCS encourages strength-based, person-centered treatment. Under the documentation requirements outlined in BHIN 23-068, the member’s perspective and involvement in treatment may be noted in the member record, e.g., the progress notes.