All external confidential data requests for research or public health purposes will be reviewed by California Department of Health Care Services (DHCS) Data and Research Committee (DRC). The DRC’s role is to make recommendations to DHCS executive management regarding the potential approval or denial of an external confidential data request.​​  

El DRC está compuesto por el personal de políticas del programa del DHCS, el Oficial de Privacidad (PO) y el personal de investigación.​​ 

El proceso de revisión y aprobación de la DRC implica numerosos pasos.​​ 

El Investigador Principal (PI) presenta lo siguiente:
Paquete de solicitud completado que consiste en un formulario de solicitud firmado y fechado
Tabla de datos completada
Acuerdo de Uso de Datos completado pero no firmado
Resumen ejecutivo de una página
Copia del protocolo de aprobación e investigación del Comité para la Protección de los Sujetos Humanos (CPHS )*
Copia del currículum vitae del PI. Puede que no se requiera currículum vitae para solicitudes de salud pública.
* Nota: Este es un proceso de solicitud y aprobación separado requerido por la Junta de Revisión Institucional del Estado de California y puede completar simultáneamente con el proceso de revisión del DRC. Como mínimo, el IP debe aplicar las siguientes aprobaciones al CPHS:
Exención de la HIPAA
Proyecto de Ley del Senado (SB)-13 (Ley de Prácticas de Información)
Renuncia al Consentimiento Informado (45 CFR 46.116(e)). Es obligatorio en casos en los que el investigador principal planea contactar con cualquiera de los sujetos para tener una conversación "cara a cara".
La aprobación del CPHS puede no ser necesaria para solicitudes de datos de "salud pública" y se obtendrá una exención del CPHS. Cualquier modificación y/o mejora sugerida realizada durante el proceso de revisión del DRC debe comunicar al CPHS actualizando el protocolo del CPHS.

Al recibir un paquete completo de solicitud, el DRC inicia un proceso interno de revisión e incluye DHCS PO y DHCS personal investigador asignado, responsable de compilar y publicar el/los archivo(s) de datos. Esta revisión interna y simultánea durará aproximadamente entre dos y cuatro semanas. Todas las evaluaciones se tienen en cuenta durante la reunión del DRC.
Nota: El personal del DHCS puede contactar al investigador principal para aportar claridad y revisiones a la solicitud de datos, si es necesario.
El DRC y el personal investigador de DHCS emplearán los siguientes criterios al revisar una solicitud de datos (de investigación o de salud pública):
Program Relevancia – Utilidad de posibles hallazgos para DHCS, posible impacto en la salud de los beneficiarios de DHCSy del público en general, y el proyecto se centra en un tema que proporcionará información nueva y útil a DHCS Program.
Metodología – Se refiere a la evaluación del DHCS sobre la fiabilidad, precisión y practicidad de la metodología propuesta para responder a la(s) pregunta(s) de investigación o salud pública identificadas.
Evaluación de riesgos – Identifica el riesgo potencial para la seguridad y confidencialidad de la publicación del archivo o archivos de datos aplicar.
Impacto en el Departamento – Indica la cantidad de recursos que DHCS necesitará destinar para satisfacer la solicitud de datos y ayudar al investigador principal.
Cualificaciones del investigador – Evaluación de la experiencia y cualificaciones del investigador principal por parte del DRC.

Antes de la reunión de la DRC, el personal de investigación del DHCS se reunirá con el investigador principal para discutir la nueva solicitud de datos.
A continuación, el investigador principal presentará formalmente su solicitud de datos al DRC. La DRC se reúne cada dos meses para revisar nuevas solicitudes y debatir los comentarios recibidos del PO y del personal de investigación del DHCS, que compilarán el/los archivo(s) de datos. 
La DRC propone una recomendación de "aprobación" o "denegación" para la solicitud de datos al Director de Datos (CDO) del DHCS. 
El personal de la DRC comunicará la decisión final del CDO al investigador principal. El investigador principal recibirá esta decisión aproximadamente un mes luego de la reunión del DRC.
Si se aprueba la solicitud de los datos de la investigación, se firmará electrónicamente un Acuerdo de Uso de Datos (DUA) a través de DocuSign. Se establece una cuenta del Protocolo de Transferencia Segura de Archivos (SFTP) para transferir de forma segura y protegida los datos protegidos al investigador aprobado. Los datos se preparan para el PI y el DHCS organiza la liberación de los datos al PI mediante SFTP. El tiempo necesario para el proceso de liberación de datos varía según la carga de trabajo dentro del DHCS en el momento de la aprobación. El investigador principal será cobrado por los costos aplicables incurridos debido a la complejidad y el tiempo necesarios para preparar el(los) archivo(s) de datos apropiados.
Los DUA deben renovar cada año (un DUA caduca anualmente).
El investigador principal está obligado a realizar presentaciones anuales al personal del DHCS y al DRC sobre el progreso del proyecto.
En el momento del reporte anual de progreso, el investigador principal debe aplicar la renovación del DUA y proporcionar copias de cualquier publicación resultante del proyecto.
Al concluir el proyecto, el investigador principal debe 1) destruir, o 2) devolver al DHCS cualquier archivo o archivos de datos que contengan información personal identificable, y 3) presentar un Certificado de Destrucción de Datos.

El investigador principal está obligado a enviar una copia del resumen de su artículo científico u otras publicaciones si se publican hallazgos de su investigación empleando datos de Medi-Cal.
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