Часто задаваемые вопросы (FAQ) по возмещению расходов по программе Medi-Cal Title XIX​​ 

Департамент здравоохранения (DHCS) создал эти часто задаваемые вопросы, чтобы предоставить местным партнерам дополнительные рекомендации и разъяснения относительно возмещения по Разделу XIX. DHCS обновит эту веб-страницу по мере необходимости, чтобы ответить на дополнительные вопросы.​​ 

Общая информация​​ 

1. Что такое Раздел XIX?​​ 

Section 432 of Title 42 of the Code of Federal Regulations (42 CFR 432) requires Title XIX to be established as a Medicaid program. These regulations define training and describe rates of Federal Financial Participation (FFP) for Medicaid staffing and training costs, among other requirements. DHCS is the Single State Agency responsible for the management of the state’s Medicaid (Medi-Cal) program and compliance with all federal statutes and regulations, including those relating to Title XIX reimbursement.​​ 

Since Medi-Cal is a federal “reimbursement” program, local partners that provide Medi-Cal services to Medi-Cal members and who meet Medi-Cal program requirements and claim qualified expenditures associated with the administration and provision of services for Medi-Cal members may be eligible to receive reimbursement from the federal government for a portion of the expenditures. The reimbursement local partners receive for their Medi-Cal program expenditures is primarily through Title XIX FFP.​​ 

2. What programs are covered under the contract between DHCS and CDPH that are eligible for Title XIX funding?​​ 

Программы MCAH, имеющие право на финансирование по Разделу XIX, включают Программу поддержки семейной жизни подростков (AFLP), Программу охраны здоровья чернокожих младенцев (BIH), Программу комплексных перинатальных услуг (CPSP), Программу информации и образования (I&E), Инициативу по обеспечению перинатального равенства (PEI) и Калифорнийскую программу посещения на дому (CHVP).​​ 

3. Какие ставки возмещения по Разделу XIX существуют?​​ 

Правила Федеральных центров по услугам Medicare и Medicaid (CMS) допускают сопоставление расходов на административную деятельность, подлежащую возмещению по неповышенной ставке (50/50) для большинства расходов, необходимых для надлежащего и эффективного администрирования программы Medi-Cal.​​ 

Social Security Act (SSA) Section 1903(a)(2) specifically indicates federal matching at 75 percent is attributable to the compensation and/or training of skilled professional medical personnel (SPMP) and staff directly supporting such personnel of the State agency or any other public agency. This is demonstrated by possession of a medical license, certificate, or other document issued by a recognized National or State medical licensure or certifying organization or a degree in a medical field issued by a college or university certified by a professional medical organization. As defined in federal regulations, “professional education and training” means the completion of a 2-year or longer program leading to an academic degree or certificate in a medically related profession.​​ 

4. Что произойдет, если для получения сертификата или лицензии определенной классификации (например, лицензированной профессиональной медсестры (LVN) и т. д.) требуется менее 2 лет обучения?​​   

42 CFR 432.50(d)(1)(ii) states, in pertinent part: “’professional education and training’ means the completion of a 2-year or longer program leading to an academic degree or certificate in a medically related profession.” (emphasis added). Accordingly, and absent express CMS approval otherwise, the program leading to the degree or certificate must itself be 2 years or longer and post-degree or certificate experience, such as on-the-job training, would not qualify toward the 2-year requirement.​​  

5. Каковы требования к нефедеральным акциям?​​ 

Местные партнеры должны предоставить соответствующие нефедеральные фонды (т. е. фонды местного округа/города/штата), чтобы иметь право на возмещение по Разделу XIX.​​ 

6.​​   Do Local Health Jurisdictions (LHJ) have to document the client’s status as a Medi-Cal member to claim Title XIX Reimbursement?​​ 

LHJs must document a client’s status to substantiate the member is enrolled in Medi-Cal at the time the service was provided[GA1] . LHJs also need to document when a client has presumptive eligibility.​​ 

Требования и анализ SPMP​​ 

7. Каковы правила использования SPMP?​​ 

Деятельность, осуществляемая SPMP, должна требовать использования их профессиональных медицинских знаний, обучения и/или опыта. Местный партнер должен иметь подписанную форму информации об агентстве и аттестацию TXIX SPMP от штата для подтверждения соблюдения требований. Классификация SPMP включает медицинских специалистов, описанных в Разделе 42, Разделах 432.2 и 432.50 CFR, а также в документе классификаций SPMP.​​ 

8. What does an “employer-employee” relationship mean for purposes of Title XIX claiming?​​ 

В соответствии с 42 CFR 432.2, SPMP — это сотрудники государственных учреждений, такие как врачи, стоматологи, медсестры и другой специализированный персонал, имеющие профессиональное образование и подготовку в области медицинского обслуживания или соответствующей медицинской практики. Например, DHCS напрямую нанимает специалистов по оказанию медицинской помощи (SPMP), таких как врачи и медсестры, которые предоставляют рекомендации по медицинской политике, а DHCS требует 75% FFP за их работу в программе Medi-Cal. Помимо прямого найма SPMP, DHCS также имеет несколько межведомственных соглашений (МВС) с другими государственными организациями, включая Департамент общественного здравоохранения Калифорнии (CDPH), что позволяет как CDPH, так и другим органам власти претендовать на расширенные средства по Разделу XIX для некоторых сотрудников SPMP, а также позволяет местным государственным учреждениям, имеющим особые договорные отношения с CDPH, делать то же самое.​​ 

Местные государственные учреждения, имеющие договорные отношения с Департаментом общественного здравоохранения Калифорнии (CDPH), должны предоставить CDPH четкие гарантии относительно установления и поддержания четких отношений между работодателем и работником, как указано в процессе подачи заявки на финансирование соглашения (AFA). Эти отношения необходимы для выполнения требований Межведомственного соглашения (IA) между CDPH и Департаментом здравоохранения Калифорнии (DHCS). В соответствии с IA DHCS возмещает CDPH расходы на программу охраны здоровья матерей, детей и подростков (MCAH), приносящую пользу участникам Medi-Cal на местном уровне, а CDPH, в свою очередь, возмещает расходы местным государственным учреждениям.​​ 

Гарантия наличия отношений между работодателем и работником подтверждается двумя документами, которые необходимо включить в заявку AFA:​​ 

• Detailed Duty Statement:
  Each employee funded under the IA must have a comprehensive duty statement that specifies their roles, responsibilities, and the scope of work they will perform in the context of the MCAH program. The duty statement ensures clarity about the employee’s alignment with program objectives and compliance with both state and federal requirements. It should include:​​ 

• Название должности и классификация.​​ 
• Описание задач и обязанностей, связанных с услугами Medi-Cal.​​ 
• Выделение времени на мероприятия Medi-Cal и другие функции, если применимо.​​ 
• Отношения надзора и отчетности.​​ 

• Организационная структура:
  Организационная структура должна сопровождать должностные инструкции, обеспечивая визуальное представление структуры отчетности и механизмов надзора в местном государственном учреждении. На этой диаграмме показано:​​ 

• Размещение сотрудников внутри организации.​​ 
• Надзорные отношения для обеспечения подотчетности и контроля за программой.​​ 
• Интеграция ролей, финансируемых в рамках IA, в более широкую организационную структуру.​​ 

Ultimately, the “employer-employee” relationship involves an analysis and assessment of what local partners are doing and what expenses they are claiming for both non-SPMP and SPMP staff working on MCAH programs and, as always, local partners must maintain appropriate supporting documentation of the employer-employee relationship and make it available to both CDPH/DHCS upon request in the event of a state or federal audit.​​ 

9. If a local partner has a subcontract with an organization as part of their MCAH program, can services provided by the subcontracted organization’s staff be eligible for Title XIX funding if provided to Medi-Cal members?​​ 

Да, как сотрудники, работающие напрямую у местных партнеров (т. е. получающие заработную плату), так и сотрудники, работающие по субподряду, могут иметь право на финансирование по Разделу XIX, если они соблюдают все другие применимые федеральные законы и правила, касающиеся подачи заявлений по Разделу XIX, и делают это в соответствии с политикой DHCS и CDPH. Обратите внимание, что в случае с субподрядным персоналом очень важно, чтобы местные партнеры гарантировали, что любые расходы, заявленные для финансирования по Разделу XIX, направлены на предоставление членам Medi-Cal покрываемых услуг MCAH, помощь в подключении членов Medi-Cal к покрываемым услугам и поддержке MCAH и/или помощь в привлечении дополнительных лиц в программу Medi-Cal (т. е. связанные с регистрацией). Наконец, местные партнеры должны вести соответствующую, полную подтверждающую документацию по отношениям между работодателем и работником (т. е. юридическое или профессиональное объединение), а также по всем другим требуемым элементам и предоставлять ее CDPH, DHCS и/или государственным и федеральным контролирующим органам по запросу или в случае аудита.​​ 

10. Какие классификации потенциально имеют право на расширенное возмещение расходов по Разделу XIX SPMP (75 процентов)?​​ 

Согласно разделам 42 CFR 432.2 и 432.50 и соответствующей политике штата, потенциально подходящие классификации SPMP включают следующее:​​ 

• Врач​​ 
• Дипломированная медсестра​​ 
• Лицензированная профессиональная медсестра​​ 
• Помощник врача​​ 
• Практикующая медсестра​​ 
• Стоматолог​​ 
• Стоматолог-гигиенист​​ 
• Зарегистрированный ассистент стоматолога​​ 
• Nutritionist (with a Bachelor’s degree in nutrition/dietetics and registered with the Commission of Dietetic Registration)​​ 
• Licensed Clinical Social Worker (LCSW) with medical specialization or master’s degree in social work​​ 
• Лицензированный клинический психолог​​ 
• Лицензированный аудиолог​​ 
• Лицензированный физиотерапевт​​ 
• Лицензированный эрготерапевт​​ 
• Лицензированный логопед​​ 
• Лицензированный терапевт по вопросам брака и семьи​​ 

Ознакомьтесь с документом по классификации SPMP.​​ 

11. Доступна ли повышенная ставка для вспомогательного персонала?​​ 

Yes. Under federal regulations, directly supporting staff are eligible for enhanced FFP. Under this regulation, secretarial, stenographic, and copying personnel and file and records clerks who provide clerical services that directly support the responsibilities of SPMP, who are directly supervised by the SPMP, and who are in an employer-employee relationship with Medi-Cal, as described in question #7. The relationship should be clearly identified on the Agency’s Organizational Chart.
 
12. What classifications are not eligible for enhanced SPMP Title XIX reimbursement (75 percent), and would be reimbursed at non-enhanced Title XIX reimbursement (50 percent)?​​ 

В состав SPMP входят только специалисты в области медицинского обслуживания. SPMP не включает в себя немедицинских специалистов в области здравоохранения, таких как государственные администраторы, директора по медицинскому бюджету, аналитики или старшие менеджеры программ государственной помощи или Medicaid.
Ниже приведены примеры того, что не относится к классификациям SPMP в соответствии с федеральными указаниями и политикой штата:​​ 

• Having a Master’s degree in Social Work without a LCSW license​​ 
• Having a Master’s degree in Public Health (MPH)​​ 
• Консультант по медицинскому образованию (HEC)​​ 
• Работники общественного здравоохранения (CHW)​​ 

13. Как определить, соответствует ли деятельность требованиям к расширенному возмещению расходов по Разделу XIX SPMP (75 процентов)?​​ 

Для любого заявления на получение расширенного SPMP по Разделу XIX (75/25) местные партнеры округа должны всегда проводить двухсторонний анализ, который включает рассмотрение как классификации позиции, так и выполняемой деятельности. С этой целью партнеры на местном уровне должны задать следующие вопросы:​​ 

• Вопрос № 1: Считается ли должность потенциально подходящей для классификации SPMP?​​ 
  • If “yes”, then you can continue onto question #2.​​ 
    • НАПРИМЕР: Врач, медсестра и т. д.​​  
  • If “no”, the analysis stops here, and you would claim non-enhanced (50/50) Title XIX.​​ 
    • НАПРИМЕР: работник общественного здравоохранения и т. д.​​ 
• Question #2: Does the specific activity that is being performed require the SPMP’s professional medical knowledge, training, and/or expertise?​​ 
  • If “yes”, then you would describe that activity as well as provide and maintain appropriate supporting document for CDPH/DHCS and in the event of an audit.​​ 
    • ПРИМЕР: Проведение скрининга на предмет материнской депрессии у беременных женщин. Для этого требуется определенная медицинская лицензия и набор навыков.​​ 
  • If “no”, then even though the position might be potentially SPMP eligible, the activity would not be and thus you would claim non-enhanced (50/50) Title XIX.​​ 
    • ПРИМЕР: Если потенциально соответствующая требованиям SPMP классификация выполняет административную или иную работу, не требующую знаний, обучения и/или опыта SPMP, то она не будет иметь права на расширенную (75/25) заявку на Раздел XIX.​​ 
      

Документация и хронологические исследования​​ 

14. Что такое хронометраж?​​ 

Исследования времени являются основным источником документации для подачи заявления на получение пособия по Разделу XIX и используются для определения процента рабочего времени персонала, которое можно сопоставить с FFP, и неподходящего. Чтобы претендовать на средства Medi-Cal Title XIX, сотрудники местных партнеров должны документировать все фактически отработанное время сотрудников по всем программам в течение периода исследования.​​ 

15. Если требуется время на изучение, как это сделать?​​ 

Исследования рабочего времени должны проводиться для персонала, использующего TXIX, один месяц в квартал и охватывать 100 процентов всего рабочего времени персонала. Местные партнеры должны использовать формат хронометража, одобренный CDPH.​​ 

16. Как долго должна храниться документация по хронометражу?​​ 

Местные и окружные партнеры несут ответственность за ведение документации, которая позволяет контрактному агентству штата и DHCS проверять и обосновывать претензии по Разделу XIX как минимум за три финансовых года.​​ 

Конкретные программы и базовый процент Medi-Cal​​ 

17. Каковы допустимые и недопустимые расходы и/или способы привлечения средств для поддержки охраны здоровья матерей, детей и подростков (MCAH), Инициативы по охране здоровья чернокожих младенцев/пренатальному равенству (BIH/PEI), Программы семейной жизни подростков (AFLP) и Калифорнийской программы посещения на дому (CHVP)?​​ 

Допустимые расходы включают процент возмещаемых расходов на персонал для всех расходов на персонал и операционных расходов, включая поездки и обучение персонала, организацию стола для поощрения участия в Medi-Cal, разработку руководств по ресурсам сообщества для продвижения покрываемых Medi-Cal медицинских услуг и т. д.​​ 

Недопустимые расходы включают клиентские мероприятия (семинары, выпускные, [RK2] [WK3] [RA4] и т. д.); домашние визиты или их части с членами, которые сосредоточены на услугах, не покрываемых Medi-Cal; мероприятия по работе с общественностью, планированию программ и разработке политики программ, не покрываемых Medi-Cal, финансируемых другими федеральными и государственными программами; а также помощь в получении убежища, жилья и транспорта для получения услуг, не связанных с Medi-Cal, [RK5] [WK6] [EJ7] и т. д.​​ 

Для получения дополнительной информации о дополнительных допустимых и недопустимых расходах ознакомьтесь с приложениями к руководству по FFP в Финансовом руководстве CDPH.​​ 

18. What is the “Base Medi-Cal Percentage” and how does that apply to Title XIX for MCAH, BIH/PEI, AFLP, and CHVP?​​ 

Базовый процент Medi-Cal — это процент лиц в возрастном диапазоне программы, зарегистрированных в Medi-Cal, по сравнению с участниками, не являющимися участниками Medi-Cal, в LHJ. Процент рассчитывается каждые два года подразделением MCAH и должен быть одобрен CMS. Его нельзя изменить или заменить.  Если подразделение, подающее заявку, не может определить фактическое количество клиентов, оно должно использовать базовый процент Medi-Cal.​​ 

The “Base Medi-Cal Percentage” applies to Title XIX for MCAH, BIH/PEI, AFLP, and CHVP through time study summaries that use the “Medi-Cal Percentage” to determine percentage of services provided to Medi-Cal members that is eligible for FFP. These summaries are a synopsis of all activities and time spent for all programs for staff persons identified on the MCAH program budget. The summaries determine the percentage of personnel match for operating expenses, amount of MCAH claimable activities, and the amount of Title XIX reimbursable activities based on the “Base Medi-Cal Percentage.”​​ 

19. Может ли сотрудник претендовать на проценты Medi-Cal, превышающие базовый процент Medi-Cal?​​ 

Сотрудники должны по возможности рассчитывать процент Medi-Cal на основе фактического количества клиентов для каждого кода выставления счетов. Если это невозможно, сотрудник может использовать базовый процент Medi-Cal, как описано выше, который может различаться для отдельных кодов выставления счетов.​​ 

Чтобы использовать несколько процентов Medi-Cal для одного и того же сотрудника, Агентство должно:​​ 

• Предоставьте вместе с (AFA) через рабочий лист обоснования шаблона бюджета (I) источник(и) данных и методологию, использованную для расчета(ов).​​ 
• Проверяйте каждый финансовый год на предмет отсутствия изменений данных или сдвигов в рабочей нагрузке. Если произошли изменения, необходимо предоставить обновленную методологию сотруднику, желающему получить другой процент Medi-Cal, для рассмотрения и утверждения каждый финансовый год.​​ 
• Ведите методологию, подсчет клиентов, вторичную документацию и любую другую подтверждающую документацию для целей аудита.​​ 

20. Как следует кодировать виды деятельности, указанные в Разделе XIX, для MCAH, BIH/PEI, AFLP и CHVP?​​ 

Все виды деятельности, подлежащие возмещению по Разделу XIX, идентифицируются соответствующим кодом функции FFP для каждого вида деятельности, обозначенным от #1 до #12.​​ 

Контактная информация​​ 

21. Если у меня возникнут дополнительные вопросы по поводу подачи заявления на основании Раздела XIX, где я могу получить более подробную информацию?​​ 

If you have additional questions about Title XIX claiming, DHCS has created a “Title XIX claiming toolkit,” which is hosted on DHCS’ new Title XIX claiming website.​​ 

22. Если у меня возникнут дополнительные вопросы по поводу подачи заявления на право собственности по Разделу XIX, к кому я могу обратиться?​​ 

Если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно подачи заявления и возмещения по Разделу XIX, отправьте электронное письмо в DHCS по адресу Title19ClaimingBD@dhcs.ca.gov.​​ 

Глоссарий общепринятых сокращений​​ 

АФЛП​​	Программа семейной жизни для подростков​​
АФА​​	Соглашение о финансировании заявки​​
А&И​​	Аудиты и расследования​​
БиГ​​	Здоровье чернокожих младенцев​​
ТАКСИ​​	Общественный консультативный совет​​
CAP​​	План корректирующих действий​​
КОТ​​	Команда действий сообщества​​
CCR​​	Свод правил Калифорнии​​
УХС​​	California Children’s Service​​
CDC​​	Центры по контролю и профилактике заболеваний​​
CDPH​​	Департамент общественного здравоохранения Калифорнии​​
ЧДП​​	Здоровье и профилактика инвалидности в Калифорнии​​
ЧВП​​	Программа посещения на дому в Калифорнии​​
CMS​​	Children’s Medical Services​​
КПСП​​	Программа комплексного перинатального обслуживания​​
ЭЛТ​​	Группа по рассмотрению дела​​
МВБ​​	Департамент здравоохранения​​
DHCS​​	Department of Health Care Services​​
ЕС​​	Исполнительный комитет​​
ЭМК​​	Электронная медицинская карта​​
СФП​​	Федеральное финансовое участие​​
ЭПЗ​​	Эквивалент полной занятости​​
HIPAA​​	Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования​​
HRSA​​	Администрация ресурсов и услуг здравоохранения​​
ЛХЮ​​	Местная юрисдикция здравоохранения​​
МСAH​​	Здоровье матери, ребенка и подростков​​
МСH​​	Здоровье матери и ребенка​​
МСHB​​	Бюро охраны здоровья матери и ребенка​​
ФИ​​	Информация общественного здравоохранения​​
PHN​​	Медсестра общественного здравоохранения​​
Остров Принца Эдуарда​​	Инициатива по обеспечению перинатального равенства​​
ЧОП​​	Координация перинатальных услуг​​
ОК/КИ​​	Обеспечение качества/Улучшение качества​​
РН​​	Дипломированная медсестра​​
СЕЯТЬ​​	Объем работ​​
ЩИП​​	State Children’s Health Insurance Program​​
СПМП​​	Квалифицированный профессиональный медицинский персонал​​
СВДС​​	Синдром внезапной детской смерти​​
СУИД​​	Внезапная неожиданная смерть младенца​​
W&I​​	Благосостояние и институты (код)​​
ВИК​​	Женщины, младенцы и дети​​