Посібник DHCS щодо залучення та участі для Консультативного комітету членів Medi-Cal та члена Ради Medi-Cal Voices and Vision
Останнє оновлення: жовтень 2025 р.
Огляд
The Engagement and Participation Guide outlines the committee and council’s background and guiding principles, roles and responsibilities, meeting facilitation and environment, and more. It serves as a roadmap for meaningful engagement between selected committee and council members and the California Department of Health Care Services (DHCS).
Ґрунтуючись на принципах рівності, інклюзивності та життєвого досвіду, члени комітету та ради забезпечують, щоб голоси понад 14 мільйонів членів Medi-Cal були почуті, поважалися та відображалися в політиках та програмах, що впливають на їхнє здоров'я та благополуччя. Цей посібник допомагає членам комітетів та ради зрозуміти свої ролі, орієнтуватися на засіданнях та робити свій внесок у спільний, орієнтований на людину консультативний процес.
Центри послуг Medicare та Medicaid (CMS) вимагають, щоб кожен штат мав дві консультативні групи для інформування про розробку та впровадження програми Medicaid.
- Консультативний комітет членів Medi-Cal (MMAC) відповідає вимогам консультативної групи, що складається лише з членів, яка надає прямі консультації на основі їхнього особистого досвіду.
- Рада з питань голосів та бачення Medi-Cal (Рада з питань голосів та бачення) – це міжгалузева група зацікавлених сторін, яка зустрічається для обговорення тем, порушених дорадчою групою членів, та надання рекомендацій Департаменту.
Разом ці групи забезпечують, щоб члени Medi-Cal відігравали значущу роль у формуванні програми та просуванні рівного доступу до якісної медичної допомоги.
Передумови та керівні принципи
The advisory groups were created to ensure that Medi-Cal members’ lived experiences are not only heard but valued and acted upon in the development and implementation of state Medi-Cal program. Committee and council member’s perspectives can lead to more equitable, effective, and person-centered policies.
Демографічні показники членів комітету та ради відображають різноманітність громад Каліфорнії та підтримують ширші цілі Департаменту щодо рівності, гідності та покращення результатів охорони здоров'я для всіх, як це викладено в Комплексній стратегії якості DHCS.
MMAC та Рада «Голоси та бачення» ґрунтуються на принципах, що підвищують рівень голосу громади, сприяють співпраці та створюють безпечний та інклюзивний простір для обміну досвідом. Пріоритет надається зміцненню довіри через зустрічі, що базуються на розмовах та є доступними. Комітет та рада працюють з повагою, враховуючи травматичний досвід та доброзичливо. Мистецтво, розповідь історій, цілющі практики та навчання між людьми одного рівня також використовуються як інструменти для поглиблення зв'язку та змістовної взаємодії з різними ідентичностями та досвідом.
Члени комітету та ради розповідають про те, як програми та послуги Medi-Cal впливають на сім'ї та їхні громади. Вони обговорюють, що працює, а що ні, та надають інформацію, яка допоможе вдосконалити програму. Хоча консультативні групи не приймають остаточних рішень, зворотний зв'язок допомагає DHCS зрозуміти, як політика та зміни впливають на учасників Medi-Cal, їхні сім'ї та адміністраторів.
Ролі та обов'язки
C члени комітету та ради:
- Очікується, що вони будуть присутні на всіх щоквартальних зустрічах.
- Вступайте в змістовний діалог з представниками DHCS та один з одним, ділячись своїми думками, заснованими на безпосередньому досвіді участі в програмі Medi-Cal або неофіційних історіях від друзів, родини та членів громади.
- Допоможіть сформувати рекомендації щодо ключових пріоритетів Medi-Cal, таких як доступ до медичної допомоги, якість послуг, рівність та навігація системою.
- За потреби брати участь у розробці порядку денного зустрічі та підготовці її до проведення.
- Переглядайте матеріали зустрічі перед початком зустрічей.
Команда DHCS (включаючи директора, директора державної програми Medi-Cal, членів директорату та заступників директорів з команди програми охорони здоров'я DHCS):
- Відвідуйте всі зустрічі, особливо ті, що стосуються роботи їхнього відділу.
- Створити сприятливе середовище, де члени комітету та ради можуть брати змістовну участь, надаючи логістичну підтримку та сприяючи проведенню зустрічей за участю всіх присутніх.
- Забезпечити дотримання вимог щодо доступності, включаючи спілкування з членами у бажаному для них форматі та мовою, а також завчасне надання матеріалів.
- Пропонувати індивідуальні та групові підготовчі сесії, відповідати на запитання та спілкуватися з членами комітету та ради.
- Забезпечити дотримання всіх вимог відповідно до наших принципів довіри та взаємодії для підвищення цілісності програми.
- DHCS прагнутиме публікувати дати зустрічей за 6 місяців наперед.
- Призначений зв'язковий співробітник DHCS продовжуватиме підтримувати членів між зустрічами.
Для отримання додаткової інформації ознайомтеся з положеннями MMAC та положеннями Ради Medi-Cal Voices and Vision.
Організація та середовище проведення зустрічей
Committee and council meetings are designed to foster mutual respect and safety, promote inclusive dialogue, with every participant encouraged to share their perspectives in their own time and way. Meetings are structured conversations around committee and council member-informed discussion topics rather than formal presentations from DHCS. The facilitation approach is trauma-informed and person-centered, beginning with wellness check-ins and centering member voices throughout.
Громадські норми та мовна справедливість
At all times, committee and council members are given the space to participate equally. A set of community norms and language justice principles guides our collaboration.
Громадські норми
- Embrace an honest, brave, and kind space.
- Оберіть співпрацю.
- Усі беруть участь, ніхто не домінує.
- Визнавайте та поважайте різні погляди, думки та досвід.
- Practice active listening. Don’t interrupt or assume; ask for clarification.
- Уникайте акронімів, а якщо у нас є акроніми та назви програм, ми пояснимо акронім або програму, перш ніж розпочати розмову в групі.
- There are no ”stupid questions.” We all have different levels of understanding and different perspectives.
- Speak your truth, without blame or judgement.
- Атакуйте проблему, а не людину – без гри звинувачень.
- Be intrigued by the differences you hear.
- Перевірте его та титули біля дверей.
- Please share what you need in order to feel comfortable and welcomed here.
- Підтримуємо одне одного та навчаємося разом у процесі.
- Stay on task, no side conversations.
- Що тут відбувається, те тут і залишається. Те, чого тут навчилися, залишається тут.
- Визначте невирішені питання та домовленості наприкінці зустрічі.
- Явизначаю дії, що є результатом рішень.
Мовна справедливість:
Language justice means that everyone has the right to communicate in the language they feel comfortable speaking. Medi-Cal serves over 14 million members, representing at least 19 languages.
Засідання комітету однаково обслуговують кожного члена та запрошують усіх до взаємодії та вивчення унікального досвіду, який привносить кожен член. DHCS надає безкоштовні мовні послуги, включаючи кваліфікованих перекладачів та перекладені матеріали, для забезпечення повноцінної участі.
- Доступність: Зустрічі розроблені таким чином, щоб бути доступними для тих, хто не володіє англійською мовою, та людей з інвалідністю. DHCS прагне забезпечити повну доступність усієї інформації, ресурсів і технологій. Очікується, що всі учасники говоритимуть повільно та дотримуватимуться найкращих практик доступності, щоб кожен міг повноцінно брати участь у дискусії та розуміти її.
Участь у зустрічах, відстеження та звітування
Перед зустріччю
Це спільний процес. DHCS прагне збирати інформацію з тем, які є найважливішими для дорадчих груп і матимуть вагомий вплив. Порядок денний буде розроблено спільно шляхом визначення своєчасних та релевантних тем, які відповідають цілям як комітету, так і ради. DHCS консультуватиметься з головами, комітетом та членами ради, щоб допомогти сформувати напрямок. Департамент остаточно доопрацює порядок денний та оприлюднить його заздалегідь, щоб дорадчі групи знали, чого очікувати, і могли бути підготовленими.
- Розробка порядку денного: Головам, членам комітетів та ради пропонується запропонувати теми для засідань, а DHCS працюватиме над вибором теми(тем) та вирішуватиме, скільки часу витратити на кожну з них.
- Підготовка: DHCS прагнутиме поділитися порядком денним та матеріалами зустрічі (відповідною мовою члена) щонайменше за два тижні до зустрічі. Члени комітету та ради, а також представники DHCS повинні заздалегідь ознайомитися з усіма матеріалами, такими як порядок денний та презентація, та бути готовими долучитися до обговорення. Члени комітету та ради можуть готуватися до участі в засіданнях, розробляючи реальні приклади, які сприятимуть обговоренню тем, що розглядаються під час засідання.
- Логістика: DHCS забезпечить усіх необхідним для участі в зустрічі, включаючи обладнання, навчання або послуги перекладача.
Під час зустрічі
- час Management: DHCS will respect everyone’s time by beginning and ending meetings on time and ensuring all agenda items are covered during the amount of time they are given.
- У день зустрічі, якщо ви очікуєте потреби в технічній підтримці, приходьте на 15 хвилин раніше, щоб вирішити будь-які технічні проблеми.
- Вітаючи простір: DHCS, члени комітету та ради підтримуватимуть безпечний простір, де люди почуватимуться комфортно, ділячись своїми ідеями, і де кожен розуміє та поважає мовну справедливість та норми громади.
- Зосередьтеся на темі: Члени DHCS, комітету та ради залишатимуться зосередженими, щоб група могла змістовно займатися питаннями порядку денного.
- Будьте уважним слухачем: члени DHCS, комітету та ради звертатимуть увагу на доповідачів, ставитимуть уточнюючі запитання та виявлятимуть повагу до різних точок зору.
- Будьте присутніми: увімкніть камеру, вимкніть звук, коли не розмовляєте, і відійдіть, якщо потрібно відповісти на термінові дзвінки.
- Якщо вам потрібно терміново розмовляти поза межами засідання, залиште зустріч, щоб зробити це, щоб не відволікати інших.
Після зустрічі
- Подальші дії: DHCS надасть протокол зустрічі, пункти планів дій та будь-які рішення, прийняті під час зустрічі, всім учасникам. DHCS забезпечить виконання завдань та обмін інформацією про прогрес. Протокол засідання буде опубліковано якомога швидше, але протягом 30 днів.
- Оцінювання: DHCS запитуватиме відгуки, щоб допомогти підтримувати ефективність зустрічей та вносити необхідні покращення.
Відстеження публічних проблем
- DHCS вестиме систему відстеження відгуків, яка буде розміщена на вебсайті DHCS.
- DHCS додасть рекомендації, отримані як у MMAC, так і в Раді «Голоси та бачення», до системи відстеження проблем, орієнтованої на громадськість.
звіт
- DHCS публікуватиме щорічний звіт про діяльність MMAC та Ради «Голоси та бачення», теми, рекомендації та відповіді DHCS на рекомендації, який має бути поданий до 9 липня 2026, та щороку після цього.
Огляд та зміни в посібнику
Посібник із залучення та участі D HCS для Консультативного комітету членів Medi-Cal (MMAC) та членів Ради Medi-Cal Voices and Vision переглядатиметься кожні два роки у співпраці з членами комітету та ради, а також DHCS. Члени комітету та ради, персонал або інші зацікавлені сторони можуть пропонувати зміни. Будь-які зміни будуть передані комітету та раді та прийняті на основі консенсусу. Цей процес перегляду гарантує, що Посібник із залучення та участі продовжує відображати потреби членів Medi-Cal, що постійно змінюються, та цілі консультативних груп.