Поширені запитання
Нижче наведено поширені запитання, які користувачі надсилали до Програми цільового управління справами (TCM) щодо зустрічей, рахунків-фактур, входу та завантажень у системі TCM. Будь ласка, скористайтеся посиланнями нижче, щоб вибрати потрібну тему, або прокрутіть вниз, щоб переглянути всі елементи.
ЗУСТРІЧІ РАХУНКИ Логін ЗАВАНТАЖЕННЯ СИСТЕМИ TCM
ЗУСТРІЧІ
Запитання 1: я ввів свої зустрічі на поточний фінансовий рік, але отримав повідомлення про те, що мені потрібна угода про участь постачальника.
Відповідь 1: Повідомлення надійшло, оскільки Департамент охорони здоров’я (DHCS) не має копії Угоди про участь постачальника.
Запитання 2: Я ввів свої зустрічі, і деякі з зустрічей мають статус «EXPD».
Відповідь 2: Отримано статус «EXPD» (термін дії закінчився), оскільки зустріч було введено в систему TCM після закінчення 12-місячного терміну виставлення рахунків за послугу.
РАХУНКИ
Запитання 1: Нам заплатили за рахунки-фактури за 1-й і 2-й квартали. Як мені вказати в системі TCM, що ці рахунки-фактури сплачено?
Відповідь 1:
Щоб ввести квитанцію про оплату в систему TCM для рахунків-фактур:
- У меню, розташованому в лівій частині екрана:
- Натисніть «Рахунок-фактура».
- Натисніть «Пошук», щоб знайти номер рахунку-фактури.
- Або ви вводите номер рахунка-фактури, або якщо у вас немає номера рахунка-фактури, ви можете відкрити весь список номерів рахунків-фактур за фінансовий рік і натиснути номер конкретного рахунку-фактури, який було сплачено за отриманим державним гарантією.
- Введіть номери рахунків-фактур, які були сплачені за чеком, отриманим від DHCS.
- Рахунки-фактури повинні мати статус «APPR» (затверджено), оскільки технічно рахунок-фактура не оплачується в Системі.
- Відкривши рахунок-фактуру, знайдіть порожнє поле Дата оплати. Потім ліворуч від інформації про рахунок-фактуру.
- Введіть дату на варранті як дату оплати в системі TCM.
- Потім натисніть кнопку «ОПЛАЧЕНО» внизу сторінки.
- Статус рахунку-фактури зміниться з «APPR» на «PAID».
- Це допоможе відстежувати отримані платежі та оплачені рахунки.
Question 2: I created an invoice and discovered more encounters that need to be included (on the same invoice). How do I invoice for these encounters?
Відповідь 2:
- Поточний рахунок-фактуру можна видалити, скасувавши його та створивши новий рахунок-фактуру з додатковими зустрічами. (Ця опція доступна, лише якщо рахунок-фактура не має статусу «Надіслати» в системі TCM.)
- Якщо ви надіслали рахунок-фактуру, створіть новий рахунок-фактуру з додатковими зустрічами та «Надіслати» обидва рахунки-фактури до DHCS.
Question 3: When I created an invoice for target population 14, I noticed there was an encounter for target population 17 on it. How do I correct this?
Відповідь 3. Поки рахунок-фактура все ще знаходиться в режимі «Створити», ви можете «Скасувати» рахунок-фактуру, виправити зустріч і створити новий рахунок-фактуру. Однак, якщо рахунок-фактуру вже подано, його потрібно анулювати, що може виконати ваш аналітик TCM. Після того як рахунок-фактуру буде анульовано, зустрічі можуть бути виставлені знову з правильними цільовими групами в правильних рахунках-фактурах.
Question 4: How do I indicate that the Newborn visits are valid in the TCM System?
Answer 4: According to Policy and Procedures Letter (PPL) 98-017 and PPL 10-003, all Local Governmental Agencies (LGAs) are directed in accordance with California Code of Regulations (CCR), Section 50733 (c), that a mother’s Medi-Cal card shall be authorization for services for her newborn child during the month of birth and the month following the month of birth. However, subsequent to the grace period, TCM services provided to the infant must be claimed using the infant’s own Medi-Cal Benefits Identification Card (BIC) number and the infant’s date of birth.
Клієнт-немовля вважається новонародженим лише з моменту народження до кінця місяця, наступного за місяцем народження, який називається діапазоном дат новонароджених. Зустрічі з датою народження новонародженого та з датою служби поза діапазоном дат новонародженого матимуть статус «EXPD» (минув) у системі TCM.
Щоб оновити статус зустрічі немовляти з «EXPD» на «CLAM» (може бути заявлено), зустріч потрібно відредагувати. Щоб відредагувати зустріч немовляти, використовуйте BIC дитини Medi-Cal. Введіть таку інформацію в систему TCM:
- Дата народження немовляти
- Номер BIC Medi-Cal немовляти
- The newborn date of birth field (Newborn DOB) must be left blank. (Failure to do so will result in the System modifying the encounter status to “EXPD” (Expired) when the date of service is after the Newborn Date-Range)
Note: In the event of a delay in the issuance of the infant’s Medi-Cal BIC Number, LGAs are advised to withhold claims until the Medi-Cal BIC Number is issued. In instances where TCM case file documentation and subsequent payment records indicate duplicate claims have occurred, the LGA may be subject to an audit and/or recoupment of payments made to the LGA.
Question 5: After reviewing all of the invoices in the TCM System, I could not locate any records of either of denied encounters attached to any invoices. Does the System maintain the denied encounter on the invoice with a corresponding denied reason?
Відповідь 5. Ідентифікатор зустрічі скидається для відхилених зустрічей і не посилається на рахунок-фактуру, з якої його було відхилено. Щоб знайти заборонену зустріч у системі, перейдіть до пошуку зустрічі, виберіть «Статус зустрічі» зі спадного списку та виберіть «Відмовлено». Щоб звузити пошук, виберіть цільову групу, якщо вона відома, або заповніть додаткові відомі поля, які допоможуть у пошуку. Інший варіант — завантажити зустрічі в робочий аркуш, щоб ви могли сортувати статус.
Question 6: Why does an encounter show a status of “NELG”?
Відповідь 6: Статус зустрічі «NELG» (не відповідає вимогам) виникає через:
- T he Date of Birth (DOB) does not match Client ID: This encounter may be fixed by correcting the appropriate DOB on the encounter information page. Click on the “Modify” button, and enter the appropriate information. Click on the “Save & Process” button and the status will change accordingly.
- T he client is not eligible on the Medical Eligibility Data System (MEDS) for Date of Service: The System will automatically process this encounter once MEDS determines eligibility. Perform an “Invoice Create” periodically to cover those encounters that become claimable. This must be created within the 12 month period, otherwise this encounter will expire. The System does not create the invoice automatically.
- Клієнт має невиконану частку витрат: повідомте відповідну програму щодо клієнтів із часткою витрат, щоб вони могли виставити рахунок для оплати належній стороні.
Логін
Запитання 1: Я не можу увійти в систему TCM і отримав повідомлення про помилку 500. Що мені робити?
Відповідь 1: Надішліть електронний лист щодо цієї проблеми на адресу електронної пошти TCM за адресою DHCS-TCM@DHCS.ca.gov. Аналітики підрозділу TCM працюватимуть з вами, щоб отримати доступ до системи TCM.
Питання 2: Як мені отримати логін і пароль для мого нового співробітника?
Відповідь 2: Заповніть і надішліть підписану (блакитним чорнилом) форму ідентифікатора користувача системи TCM своєму аналітику TCM. Аналітик TCM надішле електронного листа новому співробітнику та надасть ім’я користувача та пароль.
ЗАВАНТАЖЕННЯ СИСТЕМИ TCM
Запитання 1. Чому моє завантаження зберігається як тип файлу HTML, а не як запитувані дані зустрічі?
Відповідь 1:
Це відома проблема, яка може виникати в таких браузерах Microsoft Internet Explorer:
- Microsoft Internet Explorer версії 5.5 Service Pack 1 для Windows 2000
- Microsoft Internet Explorer версії 5.5 Service Pack 1 для Windows 98 Second Edition
- Microsoft Internet Explorer версії 5.5 Service Pack 1 для Windows NT 4.0
Щоб вирішити цю проблему, будь ласка, отримайте останній пакет оновлень для Internet Explorer версії 5.5.
Додаткові рішення:
1. When you receive the File Download dialog box, choose the option “Open this file from its current location”.
2. Click “OK” (this may need to be done multiple times) until the “download.zip” file opens.
3. Click “Save As” on the File menu after the document opens to save the document to your computer.