Tài liệu về việc đăng ký và tuân thủ chương trình LEA
Cập nhật: 1 tháng 6 năm 2024
Thỏa thuận bắt buộc về tham gia của nhà cung cấp chương trình LEA và yêu cầu báo cáo thường niên
The Provider Participation Agreement (PPA) and Annual Report (AR) are required for participation in the LEA Program. The PPA contains two exhibits: Exhibit A – Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) Business Associate Addendum (BAA), and Exhibit B – Data File Description. In addition to complying with the terms listed in the PPA, all LEA providers must abide by the terms listed in the BAA. The purpose of the BAA is to guard the privacy and security of protected health information and personal information that may be created, received, maintained, transmitted, used or disclosed pursuant to the PPA, and to comply with certain standards and requirements of HIPAA regulations. Exhibit B is a description of the data provided to the LEA via data tape match. LEAs do not need to sign or return Exhibits A and B to the Department of Health Care Services (DHCS).
Yêu cầu về Thỏa thuận sử dụng dữ liệu
LEA providers that designate a third-party billing vendor as their “Custodian of the Files” must submit a tri-annually DUA, which is signed by representatives of DHCS, the LEA, and the vendor. If a LEA provider does not utilize services of a third-party billing vendor and performs its own in-house billing, the LEA must submit a two-party DUA, which is signed by representatives of DHCS and the LEA.
Thỏa thuận tham gia của nhà cung cấp, Báo cáo thường niên và Thỏa thuận và hướng dẫn sử dụng dữ liệu
(Gửi email đến LEA.AnnualReport@dhcs.ca.gov để yêu cầu các gói PPA, AR và DUA)
The SFY 2023-24 AR is due November 30, 2023. The SFY 2023-24 AR is available upon request. Please send requests, and submissions to LEA.AnnualReport@dhcs.ca.gov.
Vui lòng sử dụng Adobe Acrobat hoặc Reader để hoàn thành biểu mẫu.
Please direct any questions regarding the LEA PPA & AR to: LEA@dhcs.ca.gov
Tất cả các LEA mới đăng ký phải nộp PPA, AR và DUA (nếu có) để bắt đầu tham gia Chương trình tùy chọn thanh toán Medi-Cal của LEA.
Yêu cầu lưu giữ tài liệu
Báo cáo thường niên của LEA và các tài liệu hỗ trợ phải được mỗi LEA lưu giữ tối thiểu ba năm kể từ ngày nộp cho DHCS và thông tin trong đó phải được nhân viên Kiểm toán và Điều tra của DHCS xác minh nếu cần.
Copies of Prior Reporting Year’s PPA or AR
To obtain a copy of a prior year’s PPA or AR, please send your request to LEA.AnnualReport@dhcs.ca.gov.
Giải thích về Kiểm toán và Báo cáo chi phí
Local Educational Agencies (LEAs) enrolled in the Local Educational Agency Medi-Cal Billing Option Program (LEA BOP) must submit the annual Cost and Reimbursement Comparison Schedule (CRCS) to the Department of Health Care Services (DHCS) for audit by March 1 each year. DHCS’ Audits and Investigations staff will review the CRCS submission for completeness. After the CRCS is accepted as complete, DHCS will issue an interim or final settlement of the Medi-Cal share of each LEA’s costs within 12 months of the March 1 filing due date. The interim settlements were included as part of State Plan Amendment 15-021 and was initiated with the CRCS for fiscal year (FY) 2021-22 that was due on March 1, 2023. The interim settlement is based on 100 percent of the as-reported settlement due to DHCS and 60 percent of the as-reported settlement due to the LEA. Beginning with FY 2022-23 CRCS that was due on March 1, 2024, when a final settlement is not issued within 12 months of the March 1 due date, DHCS shall complete final settlement no later than 18 months after the date that the CRCS is submitted.
Sau khi quyết định tạm thời được ban hành, DHCS sẽ tiến hành đánh giá rủi ro CRCS để xác định mức độ kiểm toán CRCS. Kiểm toán CRCS được tiến hành dưới dạng kiểm toán tối thiểu, kiểm toán hạn chế hoặc kiểm toán thực địa và có thể bao gồm việc xem xét các chi phí được phép theo luật liên bang, luật tiểu bang và chính sách BOP của LEA. DHCS sẽ thảo luận mọi phát hiện kiểm toán CRCS với LEA và hợp tác với LEA để giải quyết các câu hỏi, mối quan tâm hoặc bất đồng trong quá trình kiểm toán trong suốt quá trình kiểm toán. Khi sự chênh lệch giữa số tiền phải trả được báo cáo khi nộp lớn hơn 25 phần trăm so với số tiền quyết toán cuối cùng, DHCS sẽ cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho LEA để giúp LEA hiểu được lỗi này để có thể tránh xảy ra trong tương lai.