Orientación de registro
Pagos de retención de trabajadores por COVID-19 en hospitales y centros de enfermería especializada
Las Entidades Cubiertas (CE), los Empleadores de Servicios Cubiertos (CSE) y las Entidades de Grupos de Médicos (PGE) deben registrarse en el Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS) para participar en los Pagos de Retención de Trabajadores (WRP) por COVID-19 para hospitales y centros de enfermería especializada. Una vez registrados, los CE, CSE y PGE serán aprobados para solicitar pagos de retención en nombre de los trabajadores elegibles.
Orientación general:
Las inscripciones se abren el 21de octubre de 2022y cierran el 23de diciembre de 2022. Se recomienda a los CE, CSE y PGE que completen el registro con anticipación para evitar demoras en la aprobación.
El 21 de octubre estará disponible un enlace al formulario de inscripción en la página web de Pagos de Retención de Trabajadores por COVID-19 de Hospitales y Centros de Enfermería Especializada .
Todas las entidades deben completar y presentar un Formulario STD 204, Registro de Datos del Beneficiario en el momento de la inscripción, incluso si ya hay uno archivado en el Estado de California.
Si forma parte de una red, sistema de salud o grupo médico grande, puede registrarse utilizando la información de su centro/organización más grande (con el mayor número de trabajadores) y registrarse una vez.
Se les pedirá a los Empleadores de Servicios Cubiertos (consulte la definición a continuación) que carguen copias electrónicas de su(s) Acuerdo(s) de Contrato de Servicio firmados con las Entidades Cubiertas/Instalaciones Calificadas, ya sea en formato Word (doc, docx) o PDF. El sistema acepta un archivo combinado con un tamaño máximo de archivo de 16 MB.
Con la excepción de los médicos independientes, los trabajadores no deben presentar la solicitud directamente. Los centros, empleadores y grupos de médicos calificados son responsables de solicitar pagos de retención para sus trabajadores y médicos calificados.
Dependiendo del tipo de entidad, hay aproximadamente 15 elementos que deben completarse en el formulario de registro. Consulte el Apéndice para obtener la información requerida.
El tiempo aproximado de finalización es de 15 minutos.
Dentro de los 10 días hábiles posteriores a la inscripción, los CE, CSE, GPE y Médicos Independientes registrados con éxito, recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace a la solicitud. Si no recibe el correo electrónico de confirmación y/o un enlace a la solicitud dentro de este plazo, envíe un correo electrónico a DHCS a wrp@dhcs.ca.gov e incluya "Enlace de solicitud faltante" en la línea de asunto.
Cosas que debe saber antes de comenzar:
Mantenga su navegador abierto hasta que haya completado el registro. Cerrar su navegador antes de completar requerirá que inicie el registro desde el principio.
Debe hacer clic en 'Siguiente' en la mayoría de las páginas para continuar a la página siguiente.
Puede volver a la página anterior haciendo clic en 'Anterior'.
Para iniciar el proceso de registro, se le pedirá que acepte las siguientes Declaraciones de divulgación y privacidad antes de continuar.
Divulgación de información personal. Con el fin de validar la identidad y la calificación para participar en el WRP, puede ser necesario compartir la información que proporciona con agencias estatales/federales autorizadas o proveedores externos. Si bien es su elección completar el proceso de registro y solicitud, si no completa todo el proceso, no podrá determinar la elegibilidad y realizar los pagos de retención correspondientes.
Aviso de Privacidad, Código Civ. Sección 1798.17: La información personal recopilada en y con este formulario es confidencial, sujeta al Aviso de Prácticas de Privacidad del Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS) que se puede encontrar aquí: https://www.dhcs.ca.gov/formsandpubs/laws/priv/Documents/Notice-of-Privacy-Practices-English.pdf. DHCS requiere la información para administrar el WRP. DHCS no usará ni compartirá la información para otros fines, excepto con su permiso o según lo permita la ley. Debe proporcionar toda la información solicitada en este formulario. Si no proporciona toda la información solicitada, es posible que no podamos determinar si califica para el pago. En la mayoría de los casos, la(s) persona(s) a la(s) que pertenece(n) esta información tiene derecho a acceder a ella. DHCS está autorizado a recopilar esta información de conformidad con la Sección 1492 del Código Laboral. Este aviso de privacidad es requerido por la Sección 1798.17 del Código Civil de California.
Entiendo y doy mi consentimiento para que toda la información proporcionada en el WRP - Formulario de Registro de Empleadores de Entidades Cubiertas y Servicios Cubiertos pueda ser compartida.
- Para completar el registro, se le pedirá que confirme la información que ha ingresado y dé su consentimiento a la certificación ingresando su nombre y apellido y su cargo dentro de la organización, y luego haga clic en el botón Listo. Se proporcionará una respuesta de envío exitosa con instrucciones adicionales.
Declaro bajo pena de perjurio bajo las leyes del Estado de California que la información anterior en este documento y cualquier archivo adjunto es verdadera, precisa y completa a mi leal saber y entender. Estoy autorizado a presentar esta información en nombre del solicitante. Entiendo que al escribir el nombre y apellido en el cuadro a continuación constituye mi firma electrónica.
Nota: El testificador autorizado debe ser un propietario único, socio, funcionario corporativo o un representante oficial de la entidad/organización que tenga la autoridad para vincular legalmente al solicitante.
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Después de la presentación de la inscripción, los CE, CSE y PGE recibirán un correo electrónico del DHCS confirmando que su registro ha sido aceptado o que se requiere información adicional.
Seleccionando el tipo de entidad:
La información requerida en el formulario de registro se basa en el tipo de entidad. Asegúrese de seleccionar el tipo de entidad que mejor refleje su organización. Si tiene más de un tipo de entidad descrito a continuación con el mismo nombre, número de identificación fiscal (TIN) o número de identificación de empleador federal (FEIN), seleccione el tipo de entidad con el grupo más grande de empleados.
Entidad Médica - Médico Independiente o Grupo de Médicos. Cualquier entidad legal que tenga un contrato con un centro calificado para proporcionar servicios médicos, incluidas, entre otras, corporaciones médicas profesionales y médicos individuales/empresas unipersonales.
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Empleador de Servicios Cubiertos : cualquier persona o entidad que emplee directamente o ejerza control sobre los salarios, horas o condiciones de trabajo de cualquier persona; y proporciona servicios en el lugar, como servicios administrativos, dietéticos, ambientales, lavandería, seguridad, ingeniería, administración de instalaciones, administrativo o personal de facturación a través de un contrato con la instalación calificada donde la persona o entidad es el empleador registrado.
Definiciones:
Si su Tipo de Entidad es "Instalación Calificada"
Se le pedirá que seleccione uno de los siguientes tipos de instalaciones:
Definición de otros términos del formulario de registro
Persona de contacto (se utiliza para el nombre de contacto, la dirección de correo electrónico de contacto y el número de teléfono de contacto)
| La persona de contacto debe ser la persona con la que DHCS puede comunicarse, si es necesario, con respecto a su formulario de registro.
La dirección de correo electrónico se utilizará para toda la correspondencia de DHCS con respecto a su estado de registro y los próximos pasos, incluida la solicitud.
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| NPI | Identificador Nacional de Proveedor: un número de identificación único de 10 dígitos emitido a los proveedores de atención médica en los Estados Unidos por los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS). |
| Número de licencia de la instalación | El número de 9 dígitos asignado por el Departamento de Salud Pública de California (CDPH). |
| Número de Licencia Médica de California | El número de identificación asociado con la licencia ocupacional que permite a una persona practicar legalmente la medicina según lo emitido por la Junta Médica de California. |
| Número de licencia comercial | El número de identificación asociado con la licencia que le permite realizar negocios. |
| ESTAÑO/FEIN | Número de Identificación Fiscal o Número de Identificación Federal del Empleador: un número de identificación federal que aparece en su formulario W-9. |
Tipo de entidad beneficiario (según la definición del Estado de California - Departamento de Finanzas) |
Propietario único/Individuo: Individuo * Propietario único * Otorgante (en vida revocable) Desprecio del fideicomiso para fines de impuestos federales.
LLC de un solo miembro: Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) propiedad de un individuo y no se tiene en cuenta para fines de impuestos federales.
Asociaciones: Sociedades * Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLP) * y, LLC tratadas como una Sociedad.
Patrimonio o Fideicomiso: Patrimonio * Fideicomiso (que no sea el Fideicomiso del Otorgante no considerado).
Corporación – Médica: Corporación que es de naturaleza médica (por ejemplo, servicios médicos y de atención médica, atención médica, atención de guardería, odontología, etc.) * LLC que debe tributar como una corporación y es de naturaleza médica.
Corporación – Legal: Corporación que es de naturaleza legal (por ejemplo, servicios de abogados, árbitros, notarios públicos que involucran asuntos legales o relacionados con la ley, etc.) * LLC que debe ser gravada como una corporación y es de naturaleza legal.
Corporación – Exento: Corporación que califica para un estado exento, incluye 501 (c) 3 y corporaciones nacionales sin fines de lucro.
Corporación – Todos los Demás: Corporación que no cumple con los requisitos de ninguno de los otros tipos de corporaciones enumerados anteriormente * LLC que debe ser gravada como una corporación y no cumple con ninguno de los otros tipos de corporaciones enumerados anteriormente. |
Estado de residencia del beneficiario |
Residente de California: Calificado para hacer negocios en California o mantiene un lugar permanente de negocios en California.
No residente de California: Se le considera no residente si su lugar permanente de negocios está fuera de California. Los pagos a no residentes por servicios pueden estar sujetos a retenciones de impuestos estatales sobre la renta. |
Para obtener más información, visite la página web de Pagos de retención de trabajadores por COVID-19 para hospitales y centros de enfermería especializada y revise las Preguntas frecuentes (FAQ) y el Glosario de términos.
Apéndice: Información requerida
La siguiente información es obligatoria en el formulario de registro.
Entidades Cubiertas (Facilidades Calificadas):
- Tipo de instalación
- Nombre de la instalación o nombre comercial/legal asociado con el Número de Identificación del Contribuyente (TIN)/Número de Identificación del Empleador Federal (FEIN) (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)*
- Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)*
- Número de licencia de la instalación (número de 9 dígitos asignado por el CDPH)*
- TIN o FEIN
- Tipo de entidad beneficiario
- Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)
- Nombre del contacto (nombre y apellido)
- Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto
- Número estimado de personal calificado
- Número de Identificación Nacional de Proveedor (NPI)
- Nombre(s) de los empleadores de servicios cubiertos contratados que brindan servicios en el sitio
- Nombre(s) de las entidades médicas afiliadas que brindan servicios en el lugar
- Formulario STD 204 (Registro de datos del beneficiario) completado
- Nombre y Título del Attester
* Estos campos se completarán automáticamente con información preestablecida en el menú desplegable. Para introducir información manualmente, seleccione la primera opción del menú desplegable.
Empleadores de servicios cubiertos:
- Nombre (nombre y apellido) o nombre comercial/legal asociado con el TIN/FEIN (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
- Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
- TIN o FEIN
- Tipo de entidad beneficiario
- Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)
- Nombre del contacto (nombre y apellido)
- Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto
- Número estimado de personal calificado
- Nombre(s) de los establecimientos calificados que reciben servicios en el lugar (centros médicos con los que tiene contrato y que cumplen con los requisitos citados en las preguntas frecuentes) y tipos de servicios prestados en las ubicaciones en el lugar
- Carga digital de las partes relevantes del acuerdo contractual con las Entidades Cubiertas, incluido el alcance del trabajo y la página de firma
- Formulario STD 204 (Registro de datos del beneficiario) completado
- Nombre y cargo del certificador
Entidades de grupos de médicos (o médicos independientes):
- Nombre del médico (nombre y apellido) o nombre comercial/legal asociado con el TIN/FEIN (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
- Dirección (tal como aparece en el formulario W9 del IRS)
- TIN o FEIN
- Tipo de entidad beneficiario
- Estado de residencia del beneficiario (residente de California o no residente de California)
- Nombre del contacto (nombre y apellido)
- Dirección de correo electrónico y número de teléfono de contacto
- Número estimado de personal calificado
- Número NPI
- Número de licencia médica/médico (número de licencia para realizar negocios en California, si es individual)
- Nombre(s) de las instalaciones calificadas donde se prestan los servicios
- Formulario STD 204 (Registro de datos del beneficiario) completado
- Nombre y cargo del certificador
