A continuación se muestran las preguntas frecuentes que los usuarios han enviado al Programa de Gestión de Casos Específicos (TCM) relacionadas con encuentros, facturas, inicios de sesión y descargas dentro del Sistema TCM. Utilice los enlaces a continuación para seleccionar el tema de su elección, o desplácese hacia abajo para revisar todos los elementos.​​ 

ENCUENTROS​​         FACTURAS​​         Iniciar sesión​​         DESCARGA DEL SISTEMA TCM​​ 

ENCUENTROS​​ 

Pregunta 1: Ingresé mis encuentros para el año fiscal en curso, pero recibí un mensaje que dice que necesito un Acuerdo de Participación del Proveedor.​​ 

Respuesta 1: El mensaje se recibió porque el Departamento de Servicios de Atención Médica (DHCS, por sus siglas en inglés) no tiene una copia del Acuerdo de Participación del Proveedor.​​  

Pregunta 2: Ingresé a mis encuentros y algunos de los encuentros tienen un estado de "EXPD".​​ 

Respuesta 2: Se recibió un estado "EXPD" (Caducado) porque el encuentro se ingresó en el sistema TCM después de la fecha límite de 12 meses para facturar el servicio.​​ 

FACTURAS​​ 

Pregunta 1: Hemos recibido el pago de nuestras facturas del 1º y 2º trimestre. ¿Cómo indico en el Sistema TCM que estas facturas han sido pagadas?​​ 

Respuesta 1:​​  

Para introducir el recibo de pago en el Sistema TCM para una factura(s):​​ 

• En el menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla:​​ 
  
  • Haga clic en "Factura".​​  
  • Haga clic en "Buscar" para encontrar el número de factura.​​  
  • O bien introduce el número de factura o, si no tiene el número de factura, puede consultar la lista completa de números de factura por año fiscal y hacer clic en el número de factura concreto que se pagó con la orden estatal recibida.​​ 

• Ingrese los números de factura que se pagaron con el cheque que se recibió de DHCS.​​ 
  
  • La(s) factura(s) debe(n) tener un estado "APPR" (Aprobado), ya que la factura no está técnicamente pagada en el Sistema.​​ 

• Una vez abierta la factura, busque la casilla en blanco Fecha de pago. Luego, en el lado izquierdo de la información de la factura.​​ 
  
  • Introduzca la fecha en el warrant como fecha de pago en el sistema TCM.​​ 
  • A continuación, haga clic en el botón "PAGADO" en la parte inferior de la página.​​ 

• El estado de la factura cambiará de "APPR" a "PAGADO".​​ 
  
  • Esto ayudará a realizar un seguimiento de los pagos recibidos y las facturas pagadas.​​ 

Question 2: I created an invoice and discovered more encounters that need to be included (on the same invoice). How do I invoice for these encounters?
​​ 

Respuesta 2:​​  

• La factura actual se puede eliminar cancelándola y creando una nueva factura para incluir los encuentros adicionales. (Esta opción solo está disponible si la factura no tiene el estado "Enviar" en el Sistema TCM).​​  
  

• Si ha enviado la factura, cree una nueva factura con los encuentros adicionales y haga clic en "Enviar" ambas facturas al DHCS.​​ 
  

Question 3: When I created an invoice for target population 14, I noticed there was an encounter for target population 17 on it. How do I correct this?
​​ 

Respuesta 3: Mientras la factura aún esté en el modo "Crear", puede "Cancelar" la factura, corregir el encuentro y crear una nueva factura. Sin embargo, si la factura ya se ha enviado, la factura debe ser anulada, lo que puede ser completado por su analista de TCM. Una vez que se ha anulado la factura, los encuentros se pueden volver a facturar con las poblaciones de destino correctas en las facturas correctas.​​ 

Question 4: How do I indicate that the Newborn visits are valid in the TCM System?
​​ 

Answer 4: According to Policy and Procedures Letter (PPL) 98-017 and PPL 10-003, all Local Governmental Agencies (LGAs) are directed in accordance with California Code of Regulations (CCR), Section 50733 (c), that a mother’s Medi-Cal card shall be authorization for services for her newborn child during the month of birth and the month following the month of birth. However, subsequent to the grace period, TCM services provided to the infant must be claimed using the infant’s own Medi-Cal Benefits Identification Card (BIC) number and the infant’s date of birth.​​  

Un cliente bebé se considera un recién nacido solo desde el momento del nacimiento hasta el final del mes siguiente al mes de nacimiento, lo que se conoce como el rango de fechas del recién nacido. Los encuentros con una fecha de nacimiento de un recién nacido y con una fecha de servicio más allá del rango de fechas del recién nacido tendrán un estado de "EXPD" (caducado) en el sistema TCM.​​   

Para actualizar el estado del encuentro del bebé de "EXPD" a "CLAM" (Reclamable), se debe editar el encuentro. Para editar el encuentro del bebé, use el BIC de Medi-Cal del bebé. Introduzca la siguiente información en el sistema TCM:​​  

• La fecha de nacimiento del bebé​​ 
  

• El número BIC de Medi-Cal del bebé​​  
  

• The newborn date of birth field (Newborn DOB) must be left blank. (Failure to do so will result in the System modifying the encounter status to “EXPD” (Expired) when the date of service is after the Newborn Date-Range)
  ​​ 

Note: In the event of a delay in the issuance of the infant’s Medi-Cal BIC Number, LGAs are advised to withhold claims until the Medi-Cal BIC Number is issued. In instances where TCM case file documentation and subsequent payment records indicate duplicate claims have occurred, the LGA may be subject to an audit and/or recoupment of payments made to the LGA.​​  

Question 5: After reviewing all of the invoices in the TCM System, I could not locate any records of either of denied encounters attached to any invoices. Does the System maintain the denied encounter on the invoice with a corresponding denied reason?
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Respuesta 5: El ID de encuentro se restablece para los encuentros denegados y no hace referencia a la factura de la que se denegó. Para encontrar un encuentro denegado en el sistema, vaya a Búsqueda de encuentros, seleccione "Estado del encuentro" en el cuadro desplegable y seleccione "Denegado".  Para acotar la búsqueda, seleccione la población objetivo si se conoce o rellene los campos conocidos adicionales que le ayudarán con su búsqueda.  Otra opción es descargar los encuentros en una hoja de cálculo para que pueda ordenar el estado.​​ 

Question 6: Why does an encounter show a status of “NELG”?
​​ 

Respuesta 6: El estado de encuentro "NELG" (no elegible) se produce porque:​​ 

• T​​ he Date of Birth (DOB) does not match Client ID: This encounter may be fixed by correcting the appropriate DOB on the encounter information page. Click on the “Modify” button, and enter the appropriate information. Click on the “Save & Process” button and the status will change accordingly.
  ​​ 

• T​​ he client is not eligible on the Medical Eligibility Data System (MEDS) for Date of Service: The System will automatically process this encounter once MEDS determines eligibility.  Perform an “Invoice Create” periodically to cover those encounters that become claimable.  This must be created within the 12 month period, otherwise this encounter will expire.  The System does not create the invoice automatically.
  ​​ 

• El cliente tiene una cuota de coste no satisfecha: Notifique al programa correspondiente respecto a los clientes con cuota de costes, para que puedan facturar a la parte adecuada para que pague.​​ 
  

Iniciar sesión​​ 

Pregunta 1: No puedo iniciar sesión en el sistema TCM y recibí un mensaje de error 500. ¿Qué hago?​​ 

Respuesta 1: Envíe un correo electrónico a la casilla de correo electrónico de TCM en DHCS-TCM@DHCS.ca.gov, con respecto a este tema. Los analistas de la unidad TCM trabajarán con usted para obtener acceso al sistema TCM.​​ 

Pregunta 2: ¿Cómo obtengo un nombre de usuario y una contraseña para mi nuevo personal?​​ 

Respuesta 2: Complete y envíe por correo un formulario de identificación de usuario del sistema TCM firmado (tinta azul) a su analista de TCM.  El analista de TCM enviará un correo electrónico al nuevo miembro del personal y le proporcionará su nombre de usuario y contraseña.​​  

DESCARGA DEL SISTEMA TCM​​ 

Pregunta 1: ¿Por qué mi descarga se guarda como un tipo de archivo HTML en lugar de los datos de encuentro que solicité?​​ 

Respuesta 1:​​ 

Este es un problema conocido que puede ocurrir en los siguientes navegadores Microsoft Internet Explorer:​​ 

• Microsoft Internet Explorer versión 5.5 Service Pack 1, para Windows 2000​​  
  

• Microsoft Internet Explorer versión 5.5 Service Pack 1, para Windows 98 Segunda Edición​​  
  

• Microsoft Internet Explorer versión 5.5 Service Pack 1, para Windows NT 4.0​​  
  

Para resolver este problema, obtenga el último Service Pack para Internet Explorer versión 5.5.​​  

Soluciones adicionales:​​ 

1. When you receive the File Download dialog box, choose the option “Open this file from its current location”.​​  

2. Click “OK” (this may need to be done multiple times) until the “download.zip” file opens.​​  

3. Click “Save As” on the File menu after the document opens to save the document to your computer.​​