Guía de aplicación
Pagos de retención de trabajadores por COVID-19 en hospitales y centros de enfermería especializada
La guía de solicitud es para Entidades Cubiertas (CE), Empleadores de Servicios Cubiertos (CSE), Entidades de Grupos de Médicos (PGE) y Médicos Independientes que se han registrado con éxito para los Pagos de Retención de Trabajadores (WRP) por COVID-19 en hospitales y centros de enfermería especializada. Cada entidad debe haberse registrado antes de solicitar pagos de retención en nombre de sus empleados directos elegibles.
Si aún no te has registrado para WR P, por favor visite la página web del WRP para enlazar con la inscripción y la guía de apoyo. La fecha límite de inscripción es el 23de diciembre de 2022.
Orientación general:
El 29de noviembre de 2022, todos los CE, CSE, PGE y médicos independientes registrados con éxito recibirán un enlace a la solicitud para enviar información directa y elegible de los empleados. Si se registra a partir del 29de noviembre de 2022, recibirá el enlace a la aplicación una vez que su registro haya sido aceptado.
El enlace para solicitar y todas las comunicaciones de seguimiento se distribuirán a la dirección de correo electrónico proporcionada por el solicitante de registro durante el proceso de registro.
Para comenzar la solicitud, debe aceptar las Declaraciones de Divulgación y Privacidad.
Si está enviando más de dos (2) empleados elegibles para el pago, debe recopilar y enviar toda la información de los empleados elegibles utilizando las plantillas de Excel apropiadas (ver a continuación) proporcionadas por DHCS.
Consulte las instrucciones para obtener detalles sobre cómo guardar la plantilla de Excel completada como PDF. El archivo PDF guardado deberá cargarse dentro de la aplicación donde se solicite.
Si está enviando un pago para dos (2) empleados o menos, o está solicitando como Médico Independiente en su nombre, no está obligado a completar las plantillas. En su lugar, deberá completar las preguntas como se indica en la solicitud. Consulte la sección Empleados no médicos y Médico a continuación para conocer los campos de datos obligatorios.
Para completar su presentación, los CE, CSE, PGE y los médicos independientes deben leer y aceptar la declaración de certificación ingresando su nombre y apellido junto con su título.
Después de la presentación de la solicitud, los CE, CSE, GPE y los médicos independientes (que se registraron y solicitaron directamente) recibirán un correo electrónico del DHCS (DoNotReplyWRP@dhcs.ca.gov) confirmando que la solicitud ha sido aceptada o detallando la información adicional que aún se requiere. Si se solicita más información o correcciones, puede volver a enviar la solicitud y cargar la(s) plantilla(s) de Excel completa(s), en formato PDF, incluyendo nuevamente los detalles corregidos.
Si han pasado más de 10 días hábiles desde que se registró y no ha recibido un correo electrónico de confirmación de registro exitoso y / o no aparece en la lista de entidades registradas con éxito, envíe un correo electrónico a DHCS a wrp@dhcs.ca.gov e incluya "Enlace de aplicación faltante" en la línea de asunto.
Todas las solicitudes deben presentarse a más tardar a las 5 p.m. (PST) del 6de enero de 2023. El DHCS fomenta la presentación temprana para permitir tiempo suficiente para la validación y el procesamiento antes de la fecha límite de presentación de la solicitud.
Cosas que debe saber antes de comenzar:
Mantenga su navegador abierto hasta que haya completado la solicitud. Si cierra su navegador antes de finalizar, deberá comenzar de nuevo desde el principio.
Debe hacer clic en 'Siguiente' en la mayoría de las páginas para continuar a la página siguiente.
Puede volver a la página anterior haciendo clic en 'Anterior'.
Documentos e información a reunir antes de iniciar el proceso de solicitud:
Número de Identificación Fiscal de la Entidad (TIN) o Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN) proporcionado durante el proceso de registro.
Toda la información requerida del empleado; consulte la sección Empleados no médicos y campos de datos médicos a continuación.
Complete la plantilla de Excel:
Si el CE, CSE o PGE tiene más de dos (2) médicos o empleados no médicos, debe proporcionar información de empleado elegible en las plantillas proporcionadas por el DHCS.
Tenga en cuenta: no realice ajustes en las columnas o filas. Si se realizan ajustes en columnas o filas, podría retrasar el procesamiento o resultar en el rechazo de la solicitud.
Los siguientes campos de datos están incluidos en las plantillas de Excel y son obligatorios.
Empleados no médicos:
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Nombre del empleado elegible: primero | Sí | Nombre del empleado empleado por la organización tal como aparece en el W2.
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Nombre del empleado elegible - Apellido | Sí | Apellido del empleado empleado por la organización tal y como aparece en el W2. |
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Últimos 4 dígitos de SSN/ITIN | Sí | Los últimos cuatro dígitos del Número de Seguro Social (SSN) o el Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) del empleado emitido por el IRS. |
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Fecha de nacimiento | Sí | El formato de fecha debe seguir MM/DD/AAAA. |
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Dirección | Sí | Debe reflejarse tal y como aparece en el W2 del empleado. |
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Ciudad | Sí | Debe reflejarse tal y como aparece en el W2 del empleado. |
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Estado | Sí | Debe reflejarse tal y como aparece en el W2 del empleado. Dos caracteres alfabéticos. |
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CREMALLERA | Sí | Debe reflejarse tal y como aparece en el W2 del empleado. |
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Base de tiempo | Sí | Seleccione una de las siguientes opciones:
PT – tiempo parcial
FT – tiempo completo |
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Horas trabajadas en el sitio durante el período de calificación
(entre el 30/07/2022 y el 28/10/2022) | Sí | Redondea las horas (sin decimales). No más de tres dígitos en total. 100-399 horas = base de tiempo parcial anterior 400 horas o más = base de tiempo completo por encima
Agregue las horas de licencia aprobadas, si corresponde (vacaciones, enfermedad, etc.). Consulte las preguntas frecuentes sobre elegibilidad para obtener información sobre cómo identificar la base de tiempo para los trabajadores elegibles.
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Cantidad que el empleador pagó/pagará al empleado como contribución adicional
(entre el 1/12/2021 y el 31/12/2022) | No | Contribución adicional pagada por el empleador al empleado redondeada al dólar más cercano (sin decimal).
Si ningún empleador pagó contribuciones adicionales, déjelo en blanco. No incluye pago. Consulte las preguntas frecuentes sobre la información de pago para obtener más información sobre la contribución de bonificación del empleador. |
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Fecha en que el empleador pagó la contribución adicional o pagará al empleado | No
| El formato de fecha debe seguir MM/DD/AAAA. Si hay más de una fecha y el espacio lo permite, separe cada una con un punto y coma. Si hay demasiadas fechas, ingrese la última fecha de pago del bono dentro del período del 1/12/2021 al 31/12/2022.
Si no hay contribuciones, déjelo en blanco. |
Médicos:
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Nombre del médico elegible - Primero | Sí
| Nombre del médico empleado por la organización tal como aparece en el W2. |
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Nombre del médico elegible - Apellido | Sí | Apellido del médico empleado por la organización tal como aparece en el W2. |
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NPI
(Tipo 1- individual) | Sí | 10-digit National Provider Identification number associated with the physician. |
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Número de Licencia Médica | Sí | Número de licencia médica de California del médico. |
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Últimos 4 dígitos de SSN/ITIN | Sí | Los últimos cuatro dígitos del Número de Seguro Social (SSN) o el Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) del empleado emitido por el IRS. |
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Fecha de nacimiento | Sí | El formato de fecha debe seguir MM/DD/AAAA.
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Una vez que las plantillas se hayan completado con todos los datos requeridos, consulte
las instrucciones para obtener detalles sobre cómo convertir la plantilla de Excel en un documento PDF para cargar y enviar con la solicitud.
